Sistemas de memória organizacional: um estudo de caso

Abstract

Os sistemas de memória organizacional podem ser entendidos como um conjunto de dispositivos de retenção de conhecimento que coletam, armazenam e proveem acesso à experiência organizacional. Este trabalho objetivou analisar a percepção da efetividade dos sistemas de memória organizacional baseados em computadores, utilizados pelos jornalistas do Instituto Federal de Santa Catarina. Para tanto, foi realizada uma revisão sistemática nas bases de dados Scopus e Web of Science e uma revisão narrativa a fim de se compreender as temáticas de memória organizacional e sistemas de memória organizacional. Foram escolhidas 17 publicações que satisfazem ao escopo da pesquisa e estão compreendidas entre o período de 1995 e 2017. A percepção da efetividade dos SMO baseados em computadores, utilizados pelos jornalistas do Instituto Federal de Santa Catarina, considerou as características de conteúdo, estrutura e processos de coleta, manutenção e acesso ao conhecimento experiencial. Verificou-se que o site institucional, e-mail institucional, repositório de arquivos e as mídias sociais são os SMO baseados em computador utilizados pelos jornalistas no apoio às suas atividades de comunicação institucional, sendo todos esses sistemas acessados por meio da tecnologia. Foram consideradas como efetivas as características relacionadas ao conteúdo dos SMO em suas atividades laborais. Já em relação à estrutura de indexação, percebeu-se que a maioria dos SMO são pouco efetivos, retratando negativamente sua utilização e recuperação. No que se refere aos processos operativos de coleta, verificou-se que a maioria dos SMO pesquisados foi classificada como não filtrada. De modo geral e em relação à manutenção dos conteúdos nos repositórios pesquisados, em sua maioria foi classificada como formal, e teve a percepção comprometida em relação a essa característica do sistema devido a não haver uma política de manutenção relacionada à atualização e gerenciamento dos arquivos nos repositórios. Por fim, verificou-se que mesmos os sistemas de memória organizacionais sendo diferentes, há uma ligação entre eles em relação à sobreposição de conteúdo.

Abstract : Organizational memory systems can be understood as a set of knowledge retention devices that collect, store, and provide access to the organizational experience. This work aimed to analyze the perception of the effectiveness of computer - based organizational memory systems used by the journalists of the Federal Institute of Santa Catarina. A systematic review of the Scopus and Web of Science databases and a narrative review were carried out to understand the themes of organizational memory and organizational memory systems. Seventeen publications were chosen that fit the scope of the research and are comprised between 1995 and 2017. The perception of the effectiveness of computer-based SMOs, used by the journalists of the Federal Institute of Santa Catarina, considered the characteristics of content, structure and processes collection, maintenance and access to experiential knowledge. It was verified that the institutional site, institutional e-mail, archival repository and social media are the computer-based SMOs used by journalists to support their institutional communication activities, all of which are accessed through technology. The characteristics related to the content of SMOs in their work activities were considered as effective. Regarding the indexing structure, it was noticed that most SMOs are not very effective, negatively portraying their use and recovery. Regarding the operational processes of collection, it was verified that the majority of the SMO surveyed was classified as unfiltered. In general and in relation to the maintenance of the contents in the researched repositories, most of them were classified as formal, and had the perception compromised in relation to this characteristic of the system due to the absence of a maintenance policy related to the updating and management of the files in the repositories. Finally, it has been found that even though organizational memory systems are different, there is a link between them in relation to content overlap.