GESTÃO DOCUMENTAL EM ARQUIVOS CONTÁBEIS INTERNOS: um estudo de caso em empresa privada de contabilidade

Abstract

A gestão documental desempenha papel fundamental na organização, preservação e acesso à informação, especialmente em empresas de contabilidade, que lidam com exigências legais, fiscais e administrativas. Contudo, a atenção costuma concentrar-se nos documentos dos clientes, em detrimento dos arquivos institucionais da própria organização. Este estudo teve como objetivo analisar as práticas de gestão documental adotadas nos arquivos contábeis internos de uma empresa privada de contabilidade. Trata-se de uma pesquisa aplicada, de abordagem qualitativa, desenvolvida por meio de estudo de caso. A coleta de dados foi realizada mediante questionário estruturado e complementada por observação participante durante a realização de estágios na organização. Os resultados indicaram a existência de práticas de organização documental, utilização de sistema híbrido de armazenamento e condições adequadas de preservação dos arquivos. Entretanto, foram identificadas fragilidades relacionadas à ausência de política formal de gestão documental, tabela de temporalidade, avaliação documental e procedimentos de destinação. Verificou-se ainda que, apesar de possuir aproximadamente vinte anos de atuação, a empresa nunca realizou descarte documental formal, embora exista a perspectiva de implantação futura de uma tabela de temporalidade. Conclui-se que a organização apresenta práticas funcionais de gestão documental, mas necessita avançar na formalização de instrumentos arquivísticos para aprimorar o controle do ciclo de vida dos documentos e fortalecer a gestão da informação.