Segurança e interoperabilidade na digitalização de documentos acadêmicos: uma avaliação sobre normas, tecnologias e acervos digitais institucionais

Abstract

Esta monografia tem como objetivo contribuir para a gestão de documentos acadêmicos digitais em instituições brasileiras de ensino superior, por meio da aplicação de ferramentas computacionais que promovem a segurança, a interoperabilidade e a confiabilidade desses documentos. Os documentos acadêmicos, especialmente os diplomas, constituem evidências legais da formação educacional dos indivíduos. Dessa forma, é fundamental garantir seu armazenamento seguro e sua disponibilidade para acesso sempre que necessário. Como forma de mitigar fraudes, o Ministério da Educação do Brasil estabelece diversas diretrizes sobre o processo de digitalização de documentos acadêmicos pelas instituições de ensino. Nesse contexto, o padrão de interoperabilidade baseado em XML para diplomas digitais tem se destacado como uma solução eficaz para a geração e armazenamento desses documentos, pois oferece uma estrutura hierarquicamente estruturada, legível e interoperável entre sistemas de instituições semelhantes. A presente pesquisa foi conduzida com uma abordagem qualitativa por meio de levantamento bibliográfico, e reuniu informações sobre digitalização acadêmica, diplomas digitais, interoperabilidade e gestão de acervos digitais no contexto educacional brasileiro. Com a intenção de conhecer ferramentas e práticas atualmente adotadas na Universidade Federal de Santa Catarina (UFSC), foram conduzidas conversas de alinhamento com departamentos da universidade envolvidos nos processos de gestão de arquivos digitais. A análise dessas informações evidenciou dificuldades relacionadas à interpretação e aplicação das múltiplas diretrizes normativas associadas à gestão de documentos acadêmicos digitais. Buscando contribuir para o contexto institucional da UFSC, esta pesquisa propõe uma ferramenta automatizada para análise da conformidade, identificação do tipo de documento e extração de dados estruturados em documentos de identificação pessoal enviados por estudantes, e que são mantidos em meio digital. A extração de dados é exportada para o formato XML, padrão amplamente utilizado no ambiente acadêmico brasileiro. Os resultados sugerem uma associação entre maior padronização documental e melhores índices de completude na extração e interoperabilidade dos dados. Esses achados indicam que a adoção de padrões digitais institucionais e formatos estruturados pode favorecer a integração entre sistemas e a automação de processos, especialmente em contextos de gestão acadêmica digital, nos quais a consistência e a interoperabilidade das informações são fatores essenciais.

This monograph aims to support the management of digital academic documents in Brazilian higher education institutions through the use of computational tools that promote the security, interoperability, and reliability of these documents. Academic documents, especially diplomas, constitute legal evidence of individuals’ educational background. Therefore, it is essential to ensure their secure storage and availability for access whenever necessary. As a means of mitigating fraud, the Brazilian Ministry of Education establishes various guidelines regarding the process of digitizing academic documents by educational institutions. In this context, the XML-based interoperability standard for digital diplomas has emerged as an effective solution for the generation and storage of these documents, as it offers a hierarchically structured, readable, and interoperable framework across systems of similar institutions. This study was conducted using a qualitative approach through a literature review and gathered information on academic digitization, digital diplomas, interoperability, and digital collection management in the Brazilian educational context. With the aim of understanding the tools and practices currently adopted at the Federal University of Santa Catarina (UFSC), alignment discussions were held with university departments involved in digital records management processes. Analysis of this information revealed difficulties related to the interpretation and application of the multiple regulatory guidelines associated with the management of digital academic documents. Seeking to contribute to the institutional context of UFSC, this research proposes an automated tool for compliance analysis, document type identification, and the extraction of structured data from personal identification documents submitted by students and maintained in digital format. The extracted data is exported to XML format, a standard widely used in the Brazilian academic environment. The results suggest an association between greater document standardization and higher levels of completeness in data extraction and interoperability. These findings indicate that the adoption of institutional digital standards and structured formats can facilitate system integration and process automation, particularly in contexts of digital academic management, where information consistency and interoperability are essential factors.