Eficiência e Continuidade Administrativa: Implementação de Planilhas Eletrônicas e Mala Direta em uma Secretaria de Pós-Graduação

Abstract

Este relatório apresenta uma experiência de prática profissional no Programa de Pós-Graduação em Ciências Médicas na Universidade Federal de Santa Catarina (PPGCM/UFSC), enfocando na atuação estratégica do Secretário como gestor de fluxos informacionais e mediador do conhecimento. O estudo descreve as atividades desempenhadas na Chefia de Expediente do PPGCM, onde foi diagnosticada a ausência de mecanismos de controle centralizados para a gestão documental. Como solução, implementou-se a criação de planilhas eletrônicas online para centralização de dados e a automação da emissão de portarias e atas por meio do recurso de mala direta. Tais iniciativas fundamentam-se nos modelos de gestão da informação e conhecimento, visando reduzir erros, otimizar tempo e promover a despersonalização do trabalho. Conclui-se que a adoção de ferramentas tecnológicas simples, aliada a políticas institucionais de governança digital, é essencial para garantir a eficiência, a transparência e a continuidade administrativa frente à rotatividade de gestores no setor público.

This report presents a professional practice experience within the Graduate Program in Medical Sciences at the Federal University of Santa Catarina (PPGCM/UFSC), focusing on the strategic role of the Executive Secretary as an information flow manager and knowledge mediator. The study describes the activities performed at the PPGCM Administrative Office, where a lack of centralized control mechanisms for document management was diagnosed. As a solution, online spreadsheets were implemented for data centralization, along with the automation of ordinances and minutes through mail merge features. These initiatives are grounded in information and knowledge management models, aiming to reduce errors, optimize time, and promote the depersonalization of work. It is concluded that the adoption of simple technological tools, combined with institutional digital governance policies, is essential to ensure efficiency, transparency, and administrative continuity in the face of manager turnover in the public sector.