A gestão arquivística voltada à preservação dos documentos digitais das universidades federais do Brasil

Abstract

O uso de recursos e ferramentas digitais na sociedade contemporânea é cada vez mais intenso, ocasionando uma crescente produção de registros informacionais em meio digital. Como consequência, os documentos arquivísticos passam a se constituir na forma digital, requerendo ações adequadas à sua gestão e preservação, para que se mantenham acessíveis e compreensíveis ao longo do tempo. Diante desse contexto, o objetivo geral desta pesquisa é analisar o desenvolvimento da gestão arquivística em favor da preservação dos documentos arquivísticos digitais das universidades federais do Brasil. Para alcançar o objetivo geral, foram desenvolvidos quatro objetivos específicos: a) verificar quais elementos voltados à gestão arquivística com foco na preservação dos documentos arquivísticos digitais as universidades federais dispõem; b) investigar a atuação dos serviços arquivísticos das universidades federais quanto ao recolhimento e custódia dos documentos arquivísticos permanentes digitais; c) averiguar a relação que se estabelece entre as universidades federais e o Arquivo Nacional, no que tange ao recolhimento dos documentos arquivísticos permanentes digitais; d) propor estratégias que auxiliem no desenvolvimento da gestão arquivística em favor da preservação dos documentos arquivísticos digitais. A pesquisa assume a concepção descritiva de viés qualitativo e quantitativo. Para o desenvolvimento dos objetivos apresentados, utiliza, como método, a consulta e a análise de referencial teórico sobre a temática e adota a coleta de dados por meio da aplicação de um questionário nos serviços arquivísticos das universidades federais. Os resultados obtidos demonstram que a maioria das universidades federais não dispõe de ações e recursos essenciais ao desenvolvimento da gestão arquivística, e que os serviços arquivísticos das universidades em quase sua totalidade não realizam o recolhimento e a custódia dos documentos arquivísticos permanentes digitais. Tampouco ocorre o recolhimento sistemático desses documentos ao Arquivo Nacional. Conclui-se que o patrimônio arquivístico digital das universidades federais do Brasil encontra-se sob risco de perda e descaracterização, pois as condições para o desenvolvimento da gestão arquivística em favor da preservação dos documentos digitais são desfavoráveis. Além disso, há ausência da função custodiadora tanto dos serviços arquivísticos quanto do Arquivo Nacional para com os documentos arquivísticos permanentes digitais. Para modificar o cenário encontrado, propõem-se dez estratégias que visam ao desenvolvimento e ao aperfeiçoamento da gestão arquivística nas universidades federais do Brasil, a fim de promover a proteção do patrimônio arquivístico digital dessas instituições.

Abstract: The utilization of resources and digital tools in the contemporary society is more and more intense, culminating in a crescent production of informational records in digital form. Consequently, records are now constituted in digital form as well, requiring adequate actions to their management and preservation, to keep them accessible and comprehensible over time. In this context, the main objective of this research is to analyze the development of recordkeeping promoting the preservation of digital records in Brazilian federal universities. To reach the main objective, four specific objectives were developed: a) to verify which elements related to recordkeeping focusing in the preservation of digital records the universities have; b) to investigate the federal universities archives performance relating to gathering and custody of permanent digital records; c) to inquire the connection established between federal universities and the National Archive in the gathering of permanent digital archival documents; d) to propose strategies that help in the development of the recordkeeping promoting the preservation of digital records. The research assumes the descriptive design with a qualitative and quantitative bias. The method used for the development of the presented objectives are the consultation and analysis of theoretical references about the topic and data collecting through a questionnaire within the federal universities archives. The results show that the majority of the federal universities does not count with actions and special resources to the development of the recordkeeping; the universities archives, almost in their entirety, do not carry out the gathering and custody of the permanent digital records. Either it occurs the systematical gathering of such documents in the National Archive. The conclusion is that the digital archival heritage of Brazilian federal universities is at risk of loss and mischaracterization, for the conditions of the recordkeeping?s development promoting the preservation of digital documents are unfavorable. Moreover, there is an absence of custodian function of both universities archives and National Archive with permanent digital records. To modify the established scenario, ten strategies aiming the development and improvement of recordkeeping in Brazilian federal universities are proposed, promoting the protection of the digital archival heritage of such institutions.