Avaliação do preenchimento de fichas de biópsias de um serviço regional de patologia bucal

Abstract

A ficha de biópsia odontológica é um documento que contém informações sobre lesões orais do paciente, sendo relevante em diversos âmbitos, principalmente em relação a questões legais de sigilo e armazenamento de dados clínicos e à comunicação entre o cirurgião-dentista e o patologista bucal. Sendo assim, as informações requisitadas em uma ficha de biópsia devem ser preenchidas visando plena compreensão de profissionais da área, a conservação durante os anos, a possibilidade de uso em circunstâncias jurídicas e o estabelecimento de diagnóstico preciso. Nesse contexto, o presente trabalho objetivou analisar a qualidade do preenchimento das fichas de biópsias recebidas pelo Laboratório de Patologia Bucal da Universidade de Santa Catarina (LPB-UFSC). Além disso, investigou-se a potencial relação entre completude do preenchimento considerando o serviço de origem, tais como clínicas universitárias, serviços hospitalares, centros de especialidades odontológicas, serviços particulares, unidades básicas de saúde, entre outros. Para isso, dados foram coletados de 412 fichas de biópsias correspondentes a um período de aproximadamente um ano (casos diagnosticados entre 06/04/2023 e 11/03/2024). A coleta foi realizada por meio da ferramenta Google Forms, visando a digitalização dos dados presentes nas fichas físicas. Os dados foram tabulados no programa Microsoft Excel 2016 e as análises estatísticas inferenciais foram realizadas através do programa SPSS Statistics 21. Como resultados gerais, a porcentagem de preenchimento completo das informações consideradas relevantes para o diagnóstico histopatológico foi de 24%, demonstrando que menos de um quarto da amostra estava adequada nesse sentido. O maior número de fichas de biópsias recebidas no LPB-UFSC advinha dos centros de ensino universitário, seguido pelos hospitais. Em relação a completude de dados sociodemográficos, propriamente sobre a lesão e do procedimento, as análises estatísticas com uso de Cramer V e valor de p demonstraram diferenças significativas para a maioria das variáveis. Ainda, de acordo com a terminologia da ferramenta OralDESC, menos da metade das fichas estavam com a descrição adequada para o padrão sugerido. Concluiu-se que os dados clínicos sobre a lesão apresentaram maior completude de preenchimento, enquanto as informações sociodemográficas tiveram qualidade insatisfatória de preenchimento, em especial nos campos de contato, profissão e etnia do paciente, dados relevantes para conclusão diagnóstica. Ademais, no fator “serviço de origem”, os centros de ensino universitário receberam as melhores taxas de preenchimento.

Biopsy form is characterized as an extremely important document in several areas, mainly in relation to legal issues of confidentiality and storage in medical records and regarding communication between the dentist and the oral pathologist. Therefore, the information requested in a biopsy form must be filled out with the aim of being understood by any professional in the area, preserving it over time, allowing it to be used in legal circumstances and establishing an accurate diagnosis. The objective of this study was to evaluate the quality of the filling out of the variables about the patient, the lesion itself and the procedure required in the biopsy forms received by the Laboratório de Patologia Bucal da Universidade Federal de Santa Catarina (LPB-UFSC) and to verify whether there is a relationship between the completeness of the filling out and the service of origin (such as university clinics, hospital services, dental specialty centers, private services, basic health units, among others). For this purpose, data were collected from 412 biopsy records corresponding to a recent period of approximately one year (cases diagnosed between 04/06/2023 and 03/11/2024) using the Google Forms tool, which contains a questionnaire specially designed to capture the information present in the biopsy files. The total data set was tabulated and analyzed in the SPSS Statistics 21 program, enabling statistical adaptation to conditional formatting tables with colorimetry resources, facilitating the interpretation of the results. The overall completeness of information deemed relevant for histopathological diagnosis reached only 24%, indicating that less than one quarter of the samples considered adequate were accompanied by fully completed forms. Most of the biopsy requests received at LBP-UFSC originated from university teaching centers, followed by hospitals. In the evaluation of sociodemographic data – particularly those referring to the surgical act itself and the procedure – statistical analyses using Cramer’s V and p-values demonstrated significant differences for the majority of variables. Still, when assessed according to the parameters of the OralDESC tool, fewer than half of the forms provided descriptions consistent with the recommended standard. Taken together, the findings reveal that clinical information related to the lesion exhibited the highest level of completeness, whereas sociodemographic data were often unsatisfactorily reported – especially regarding patient contact, professional occupation and ethnicity, elements that are fundamental to a robust diagnostic conclusion. Notably, among the “origin service” categories, university teaching centers achieved the most consistent completion rates.