Especificação de uma proposta de plataforma integrada de eventos para uma instituição pública de ensino superior

Abstract

A presente dissertação debruçou-se sobre a especificação de uma proposta de plataforma integrada de eventos para uma Instituição de Ensino Superior (IES) pública, utilizando a Universidade Federal de Santa Catarina (UFSC) como estudo de caso. Os eventos, compreendidos como ferramentas estratégicas de comunicação pública, disseminação científica e engajamento social, representam uma atividade central na vida universitária. Contudo, a gestão dessas atividades ocorre frequentemente de maneira fragmentada e desarticulada, subutilizando seu potencial estratégico. A metodologia adotada foi a Design Science Research (DSR), conforme o modelo adaptado por Dresch et al. (2015), que orienta a criação de um artefato como solução para um problema prático e relevante. O processo investigativo empregou uma abordagem de métodos mistos para a coleta de dados, estruturada em três frentes: i) análise documental dos Relatórios de Gestão da UFSC (período 2017-2023), que confirmou a alta volumetria e a descentralização das atividades de eventos na instituição; ii) aplicação de uma enquete direcionada a gestores-chave de eventos da universidade, cujos resultados quantitativos e qualitativos foram cruciais para o diagnóstico das dificuldades operacionais; e iii) benchmarking competitivo, com análise SWOT, das plataformas de mercado Sympla e Even3, para identificar melhores práticas e funcionalidades consolidadas. A pesquisa evidenciou que a gestão de eventos na instituição é marcada pela fragmentação de processos, ausência de sistemas integrados e baixo engajamento do público, desafios corroborados pelos especialistas consultados. Como resultado central da pesquisa e principal contribuição científico-tecnológica, foi elaborado o diagrama conceitual da plataforma, um artefato detalhado e estruturado em três módulos interdependentes: O Módulo Gestor - foi concebido como o núcleo administrativo, dotando os organizadores de ferramentas para todo o ciclo do evento, desde o cadastro e planejamento até a geração de relatórios e análises de dados. O Módulo Participante - representa a interface pública, focada em maximizar a experiência do usuário e o engajamento por meio de funcionalidades como agenda personalizada, gamificação, submissão de trabalhos e solicitação simplificada de certificados. Por fim, o Módulo de Integração e Requisitos - constitui a espinha dorsal técnica, garantindo a interoperabilidade com sistemas legados da IES, a segurança da informação, a conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e a aderência a rigorosos padrões de acessibilidade (LBI, WCAG) e usabilidade. Adicionalmente, o estudo transcendeu a mera especificação do artefato ao propor um modelo de implantação e governança. Inspirado na bem-sucedida implementação do Observatório UFSC, sugere-se uma abordagem faseada (Piloto, Expansão e Consolidação) para mitigar riscos e otimizar a alocação de recursos. A proposta inclui ainda a criação de um comitê gestor multissetorial e um plano de gestão da mudança, visando superar barreiras culturais e assegurar a plena adoção da ferramenta pela comunidade acadêmica. Em suma, este trabalho oferece uma contribuição teórica e prática aos campos da gestão universitária e da comunicação pública, entregando uma solução robusta e contextualizada que não apenas responde aos desafios operacionais da UFSC, mas também se apresenta como um modelo com alto potencial de replicabilidade para outras instituições da Rede Federal de Ensino Superior, fortalecendo sua capacidade de cumprir a missão de disseminar o conhecimento de forma aberta, estratégica e eficiente.

A presente dissertação debruçou-se sobre a especificação de uma proposta de plataforma integrada de eventos para uma Instituição de Ensino Superior (IES) pública, utilizando a Universidade Federal de Santa Catarina (UFSC) como estudo de caso. Os eventos, compreendidos como ferramentas estratégicas de comunicação pública, disseminação científica e engajamento social, representam uma atividade central na vida universitária. Contudo, a gestão dessas atividades ocorre frequentemente de maneira fragmentada e desarticulada, subutilizando seu potencial estratégico. A metodologia adotada foi a Design Science Research (DSR), conforme o modelo adaptado por Dresch et al. (2015), que orienta a criação de um artefato como solução para um problema prático e relevante. O processo investigativo empregou uma abordagem de métodos mistos para a coleta de dados, estruturada em três frentes: i) análise documental dos Relatórios de Gestão da UFSC (período 2017-2023), que confirmou a alta volumetria e a descentralização das atividades de eventos na instituição; ii) aplicação de uma enquete direcionada a gestores-chave de eventos da universidade, cujos resultados quantitativos e qualitativos foram cruciais para o diagnóstico das dificuldades operacionais; e iii) benchmarking competitivo, com análise SWOT, das plataformas de mercado Sympla e Even3, para identificar melhores práticas e funcionalidades consolidadas. A pesquisa evidenciou que a gestão de eventos na instituição é marcada pela fragmentação de processos, ausência de sistemas integrados e baixo engajamento do público, desafios corroborados pelos especialistas consultados. Como resultado central da pesquisa e principal contribuição científico-tecnológica, foi elaborado o diagrama conceitual da plataforma, um artefato detalhado e estruturado em três módulos interdependentes: O Módulo Gestor - foi concebido como o núcleo administrativo, dotando os organizadores de ferramentas para todo o ciclo do evento, desde o cadastro e planejamento até a geração de relatórios e análises de dados. O Módulo Participante - representa a interface pública, focada em maximizar a experiência do usuário e o engajamento por meio de funcionalidades como agenda personalizada, gamificação, submissão de trabalhos e solicitação simplificada de certificados. Por fim, o Módulo de Integração e Requisitos - constitui a espinha dorsal técnica, garantindo a interoperabilidade com sistemas legados da IES, a segurança da informação, a conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e a aderência a rigorosos padrões de acessibilidade (LBI, WCAG) e usabilidade. Adicionalmente, o estudo transcendeu a mera especificação do artefato ao propor um modelo de implantação e governança. Inspirado na bem-sucedida implementação do Observatório UFSC, sugere-se uma abordagem faseada (Piloto, Expansão e Consolidação) para mitigar riscos e otimizar a alocação de recursos. A proposta inclui ainda a criação de um comitê gestor multissetorial e um plano de gestão da mudança, visando superar barreiras culturais e assegurar a plena adoção da ferramenta pela comunidade acadêmica. Em suma, este trabalho oferece uma contribuição teórica e prática aos campos da gestão universitária e da comunicação pública, entregando uma solução robusta e contextualizada que não apenas responde aos desafios operacionais da UFSC, mas também se apresenta como um modelo com alto potencial de replicabilidade para outras instituições da Rede Federal de Ensino Superior, fortalecendo sua capacidade de cumprir a missão de disseminar o conhecimento de forma aberta, estratégica e eficiente.