Assinatura eletrônica e temporalidade de documentos como estratégias de inovação para a transformação do arquivo físico em digital

Abstract

A pesquisa evidenciou os impactos da implantação da assinatura eletrônica no arquivo intermediário da Unidade Descentralizada da Assistência Farmacêutica, vinculada a 20ª Gerência Regional de Saúde de Tubarão/SC. Foi demonstrado como a crescente judicialização da assistência farmacêutica tem intensificado a produção documental, especialmente os recibos de entrega de medicamentos judiciais. Diante desse cenário, desenvolveu-se um modelo sustentável de inovação nos processos administrativos da Unidade Descentralizada da Assistência Farmacêutica, implementando a assinatura eletrônica como ferramenta de modernização e estabelecendo a temporalidade adequada para essa série documental. A metodologia foi aplicada em quatro etapas: bibliográfica, de campo, laboratorial e pesquisa-ação. Inicialmente, foram analisadas a legislação e os princípios arquivísticos aplicáveis à gestão documental, além da certificação digital e da assinatura eletrônica. Posteriormente, realizou-se o levantamento da massa documental acumulada no arquivo intermediário, identificando documentos passíveis de eliminação e determinando os critérios para a digitalização dos registros essenciais. A sistemática arquivística foi descrita, comparando a gestão de documentos em meio físico e digital. A implementação da assinatura eletrônica foi conduzida com base nas metodologias Prince2 e Project Model Canvas, garantindo um planejamento estruturado e eficaz. O teste de aplicabilidade da assinatura eletrônica gov.br foi realizado em documentos de baixa produção documental, permitindo avaliar o fluxo informacional, os recursos disponíveis e a adaptação da equipe à nova tecnologia. Além disso, os sistemas de protocolo eletrônico e de classificação e temporalidade de documentos foram analisados, identificando desafios e oportunidades para a sua integração à transformação digital. A governança digital foi consolidada como um pilar essencial desse processo, não apenas para garantir eficiência e segurança documental, mas também como um compromisso com a sustentabilidade e o direito social. Foi proposta a adaptação regulatória para que a Tabela de Temporalidade de Documentos da Secretaria de Estado da Saúde fosse aplicada ao ambiente digital, assegurando conformidade legal e preservação da informação pública. Como resultado prático, a pesquisa incluiu a sugestão formal da série documental recibo de entrega de medicamento no instrumento de gestão, suprindo uma lacuna existente. A pesquisa concluiu que, apesar dos avanços tecnológicos, ainda há desafios na implementação de soluções digitais na saúde pública de Santa Catarina, destacando um descompasso entre teoria e prática.

Abstract: This research highlights the impacts of implementing electronic signatures in intermediate Decentralized Pharmaceutical Assistance Unit archives linked to the 20th Tubarão Regional Health Management Office/SC. It showed how the increasing ?juditialization? of pharmaceutical assistance has intensified documental production, mainly receipts for the delivery of judicial-demand medications. Accordingly, a sustainable innovation model was developed for Decentralized Pharmaceutical Assistance Unit?s administrative processes by implementing electronic signatures as modernization tool and by establishing proper temporality for this series of documents. The methodology was applied at four stages: bibliographic, field and laboratory work, and action research. The legislation on, and archival principles applicable to document management, were firstly analyzed, as well as digital certifications and electronic signatures. Subsequently, a survey on the accumulation of document mass in the intermediate archive was carried out. It was done to identify documents that could be disposed and to determine criteria to digitalize essential records. The archival system was described by comparing document management in physical and digital media. The electronic signature was implemented based on the Prince2 and Project Model Canvas methodologies to ensure a structured and effective planning. The applicability test of ?gov.br electronic signature? was carried out on documents accounting for low documental production in order to assess information flow, the available resources and the team's adjustment to the new technology. Furthermore, electronic protocol systems, document classification and systems temporality were analyzed to identify challenges and opportunities for their integration to digital transformation. Digital governance was consolidated as essential pillar for this process, not only to ensure efficiency and document security, but as guarantee of commitment to sustainability and social rights. A regulatory adaptation was proposed so that the Temporality in Document Table could be applied to the digital environment and ensure legal compliance with, and preservation of, public information. As practical result, this research included a formal suggestion of a documentary series of medicine delivery receipt in Temporality in Document Table to fill up an existing gap in it. In conclusion, despite technological advancements, some challenges to implement digital solutions in public health in Santa Catarina State are still in place, and it highlights the mismatch between theory and practice.