Gestão de riscos operacional: análise e monitoramento dos riscos em uma pró-reitoria de uma universidade federal

Abstract

A gestão de riscos é um mecanismo estratégico de governança, e de acordo com a legislação brasileira, deve ser implementado nas organizações públicas, para conferir uma razoável segurança quanto ao cumprimento dos objetivos institucionais. Embora a adoção desse instrumento avance nos níveis estratégicos das organizações públicas, verifica-se que não alcança os níveis operacionais, para ser utilizado como apoio nas decisões que direcionam as atividades diárias, para que estejam alinhadas aos objetivos estratégicos da instituição. Esta pesquisa mapeou e avaliou os riscos operacionais que impactam nas atividades da unidade de gestão de pessoas (PRODEGESP) da Universidade Federal de Santa Catarina (UFSC), e propôs um monitoramento de riscos dinâmico, com o uso de ferramentas de Business Intelligence. Trata-se de uma pesquisa aplicada, de abordagem qualitativa, de propósitos exploratório e descritivo. A coleta de dados se deu por meio de pesquisa documental, questionários e entrevistas semiestruturadas. Como resultados, os riscos foram identificados, avaliados seus impactos e controles, elaborados planos de respostas e indicadores para monitoramento. A visualização dos indicadores em painéis informativos, com informações sobre o desempenho das atividades diárias para o controle dos riscos, foi avaliada como eficiente e de fácil compreensão pelos entrevistados, concluindo ser possível monitorar riscos operacionais em dashboards de sistemas de BI. Verificou-se o desconhecimento da prática de gerenciar riscos no âmbito operacional, persistindo a necessidade de fomentar a cultura de riscos em todos os níveis da organização, a partir da compreensão do seu uso e da sua utilidade para o alcance dos objetivos institucionais. Por fim, ampliou-se a temática que versa sobre a importância de se gerenciar riscos operacionais no setor público, sendo viabilizado, com o mapeamento e análises realizadas, implicações práticas que servirão de referência para que a administração pública adote ou melhore seus processos nos níveis operacionais, com o apoio de ferramentas tecnológicas para um monitoramento dinâmico e contínuo dos riscos.

Abstract: Risk management is a strategic governance mechanism which, according to Brazilian legislation, must be implemented in public organizations to provide reasonable assurance regarding the fulfillment of institutional objectives. Although the adoption of this instrument is advancing at the strategic levels of public organizations, it has not yet reached the operational levels to be used as support for decisions that direct daily activities, so that they are aligned with the strategic objectives of the institution. The following research mapped and evaluated the operational risks that impact the activities of the people management unit (PRODEGESP) of the Federal University of Santa Catarina (UFSC) and proposed dynamic risk monitoring using Business Intelligence tools. This is applied research, with a qualitative approach, with exploratory and descriptive purposes. Data collection was carried out through documentary research, questionnaires and semi-structured interviews. As a result, risks were identified, their impacts and controls were assessed, and response plans and indicators for their monitoring were developed. The visualization of indicators on dashboards, with information on the performance of daily activities for risk control, was considered efficient and easy to understand by the interviewees, leading to the conclusion that it is possible to monitor operational risks in BI system reports. Moreover, it was found that there was a lack of knowledge about the practice of managing risks in the operational sphere, and that the need to foster a culture of risks at all levels of the organization, based on the understanding of its use and its usefulness for achieving objectives, persists. Finally, the theme that deals with the importance of managing operational risks in the public sector was expanded and, with the mapping and analyses carried out, practical implications were made possible that will serve as a reference for the public administration to adopt or improve processes at the operational level having the support of technological tools for dynamic and continuous risk monitoring.