Business intelligence como ferramenta para gestão custos de materiais e medicamentos em centro cirúrgico de um hospitais-escola

Abstract

Introdução: O Ministério da Saúde do Brasil enfatiza a importância de uma gestão de custos eficiente no Sistema Único de Saúde, pois o uso adequado dos recursos garante a sustentabilidade do sistema. O Centro Cirúrgico é um dos setores mais complexos e com maior consumo de recursos, materiais e medicamentos nos hospitais. Nesse contexto, a adoção de práticas eficazes de gestão de materiais e medicamentos é essencial, exigindo tecnologias que organizem dados e forneçam informações precisas para a gestão de custos. Objetivo: Desenvolver uma ferramenta de gestão de custos para apoiar a gestão de materiais e medicamentos no Centro Cirúrgico de hospitais-escola. Método: Estudo, de natureza aplicada e tecnológica, utilizou a metodologia de Design Science Research, com seis etapas: 1) Identificação do Problema, 2) Definição dos Objetivos da Solução, 3) Design e Desenvolvimento, 4) Demonstração, 5) Avaliação e 6) Comunicação. Na primeira etapa, foram levantados dados de produção e custos associados a cirurgias, medicamentos e materiais no Aplicativo de Gestão para Hospitais Universitários, e revisão de prontuários. Na Definição dos Objetivos da Solução, foi realizada a análise de custos, definição dos requisitos e construção do Business intelligence. A etapa de Design e Desenvolvimento envolve a análise dos dados, relações entre Tabelas via Structured Query Language, layout e elaboração dos dashboards. A Demonstração consistiu na apresentação da ferramenta Business intelligence para os participantes, e a Avaliação utilizou a Escala de Usabilidade do Sistema para medir a usabilidade do Business intelligence pelos avaliadores internos. Resultados: Uma análise de 465 atendimentos cirúrgicos mostrou variações significativas na relação custo-efetividade. Como resultado, foram desenvolvidas 17 Telas voltadas a oferecer uma visão integrada dos dados referentes a pacientes, procedimentos, valor de produção e custos cirúrgicos, com ênfase na comparação entre custos e valor de produção. Além disso, o sistema incorporou análises avançadas, como a aplicação de curvas ABC e a avaliação da variação de custos, com o objetivo de aumentar a precisão na tomada de decisões e fornecer suporte eficaz à gestão baseada em dados. O Business intelligence também incorporou Telas auxiliares, como glossário e sumário, para facilitar a navegação e compreensão dos dados. Produto Desenvolvido: Foi desenvolvido um produto tecnológico intitulado: Business intelligence para gestão de custos cirúrgicos, o qual fornece a gestão e monitoramento em tempo real da produção cirúrgica. A plataforma disponibiliza 17 Dashboards interativos e relatórios analíticos, que apresentam de forma clara o consumo de materiais, medicamentos organizados sob as seguinte denominações: valor produção e custos por especialidade médica; valor produção e custos por mês/ano, área funcional e especialidade; caráter do agendamento; cirurgias e percentuais por mês/ano; custo de medicamentos; materiais e medicamentos x custos e produção SIGTAP por especialidade; custo x produção SIGTAP por tipo de cirurgia; curva abc por valor produção SIGTAP por tipo de cirurgia; curva ABC de custo de materiais e medicamentos por especialidade e/ou tipo de procedimento; análise de ausência de registros;variação dos custos e por tipo de cirurgia e gráficos de variação de custos. O layout foi cuidadosamente projetado para garantir uma navegação intuitiva, utilizando gráficos de barras e linhas de maneira estratégica, com o objetivo de facilitar a interpretação dos dados e promover a otimização do processo. Considerações Finais: O Business intelligence contribuiu significativamente para a otimização da gestão de custos no ambiente cirúrgico, permitindo monitoramento detalhado dos procedimentos e identificação de áreas de ineficiência. Recomenda-se uma implementação dessa tecnologia em hospitais-escola para uma gestão mais eficiente dos recursos. Na Enfermagem, a ferramenta apoia a gestão de materiais e medicamentos, aprimorando o planejamento e a tomada de decisões estratégicas. O uso do Business intelligence pode melhorar a sustentabilidade financeira e a alocação de recursos em saúde, validando o Intelligence como uma ferramenta eficaz na gestão de custos hospitalares.

Abstract: Introduction: The Brazilian Ministry of Health emphasizes the importance of efficient cost management within the Unified Health System (SUS), as the appropriate use of resources ensures the system's sustainability. The Surgical Center is one of the most complex sectors in hospitals, with high consumption of resources, materials, and medications. In this context, the adoption of effective management practices for materials and medications is essential, requiring technologies that organize data and provide accurate information for cost management. Objective: To develop a cost management tool to support the management of materials and medications in the Surgical Center of teaching hospitals. Method: This applied and technological study employed the Design Science Research methodology, which encompasses six stages: 1) Problem Identification, 2) Definition of Solution Objectives, 3) Design and Development, 4) Demonstration, 5) Evaluation, and 6) Communication. In the first stage, data on production and costs associated with surgeries, medications, and materials were collected using the Management Application for University Hospitals, along with a review of medical records. During the Definition of Solution Objectives, cost analysis was conducted, requirements were defined, and the Business intelligence (BI) tool was built. The Design and Development stage involved data analysis, establishing relationships between tables using Structured Query Language (SQL), and designing the layout and dashboards. The Demonstration phase included presenting the BI tool to participants, and the Evaluation used the System Usability Scale to assess the usability of the BI by internal evaluators. Results: An analysis of 465 surgical procedures revealed significant variations in cost-effectiveness. As a result, 17 dashboards were developed to provide an integrated view of data related to patients, procedures, production values, and surgical costs, emphasizing the comparison between costs and production values. Additionally, the system incorporated advanced analytics, such as ABC curves and cost variation analysis, aiming to enhance decision-making precision and provide effective support for data- driven management. The BI system also included auxiliary screens, such as a glossary and summary, to facilitate data navigation and comprehension. Developed Product: A technological product titled \"Business intelligence for Surgical Cost Management\" was developed, providing real-time management and monitoring of surgical production. The platform provides 17 interactive Dashboards and analytical reports, which clearly present the consumption of materials and medicines organized under the following headings: production value and costs by medical specialty; production value and costs per month/year, functional area, and specialty; scheduling characteristics; surgeries and percentages by month/year; medication costs; comparison of materials and medications against SIGTAP costs and production by specialty; cost versus SIGTAP production by surgery type; ABC curve by SIGTAP production value by surgery type; ABC curve for material and medication costs by specialty and/or procedure type; analysis of missing records; cost variation by surgery type; and cost variation graphs. The layout was carefully designed to ensure intuitive navigation, using bar and line charts strategically to facilitate data interpretation and streamline processes. Conclusions: The Business intelligence tool significantly contributed to optimizing cost management within the surgical environment, allowing for detailed monitoring of procedures and identification of inefficiency areas. It is recommended that this technology be implemented in teaching hospitals to achieve more efficient resource management. In the field of Nursing, the tool supports the management of materials and medications, improving planning and strategic decision-making. The use of Business intelligence can enhance financial sustainability and resource allocation in healthcare, validating BI as an effective tool for hospital cost management.