Pregões eletrônicos de bens e serviços administrativos: uma análise das causas de cancelamentos de itens no âmbito do Ministério da Saúde

Abstract

Este estudo busca identificar os fatores que motivam o cancelamento de itens em pregões eletrônicos realizados pela Subsecretaria de Assuntos Administrativos (SAA) do Ministério da Saúde. A motivação para esta pesquisa vem da necessidade de melhorar a eficiência nas compras públicas, que é um trabalho permanente, uma vez que os cancelamentos de itens frequentemente resultam em retrabalho, aumento de despesas públicas e atrasos na aquisição de bens e serviços essenciais. O pregão eletrônico é a modalidade de licitação mais utilizado pela Administração Pública. Celeridade, transparência, economicidade são características do pregão eletrônico. Embora as características positivas sejam predominantes no pregão eletrônico, alguns processos licitatórios nessa modalidade têm insucessos. Um exemplo é o pregão eletrônico com cancelamento de itens. A presente pesquisa pretende identificar os principais motivos dos cancelamentos de itens nos pregões eletrônicos no período de cinco anos, de 2019 a 2023. A pesquisa adota uma abordagem descritiva, combinando análises quantitativas e qualitativas dos processos de pregão. A coleta de dados incluiu análise documental dos procedimentos de compras. Os resultados da pesquisa indicaram que os principais motivos que contribuíram para o cancelamento de itens foram: especificações mal definidas de produtos ou serviços no termo de referência (53%), propostas com valores acima do estimado pela área demandante (20%) e falhas no cadastro do Comprasnet (18%). Esses problemas estão principalmente relacionados às etapas preparatórias do processo de compras, especialmente nas áreas de pesquisa de preços e especificações técnicas do termo de referência. O estudo sugere que aprimorar a fase de planejamento, particularmente por meio de termos de referência mais detalhados e melhor pesquisa de preços, poderia reduzir significativamente as taxas de cancelamento. Sendo assim, conhecer os principais motivos que levam ao cancelamento de itens ajudaria a propor soluções a fim de diminuir os índices de cancelamento de itens. Além disso, recomenda-se treinamento contínuo dos servidores envolvidos nas compras públicas e melhorias nos sistemas de gestão e controle utilizados nos processos licitatórios. Desse modo, observa-se que as capacidades estatais técnico-administrativas deficitárias podem comprometer a eficiência organizacional, tendo em vista que fracassos nas aquisições de itens via pregões eletrônicos tem potencial para afetar a missão institucional.

Abstract: This study seeks to identify the factors that motivate the cancellation of items in electronic auctions carried out by the Undersecretariat of Administrative Affairs (SAA) of the Ministry of Health. The motivation for this research comes from the need to improve efficiency in public procurement, which is an ongoing task, since item cancellations often result in rework, increased public expenditure, and delays in the acquisition of essential goods and services. Electronic auctions are the bidding method most used by the Public Administration. Speed, transparency, and cost-effectiveness are characteristics of electronic auctions. Although positive characteristics predominate in electronic auctions, some bidding processes in this modality are unsuccessful. One example is electronic auctions with item cancellations. This research aims to identify the main reasons for item cancellations in electronic auctions in the five-year period, from 2019 to 2023. The research adopts a descriptive approach, combining quantitative and qualitative analyses of the bidding processes. Data collection included documentary analysis of the purchasing procedures. The results of the research indicated that the main reasons that contributed to item cancellations were: poorly defined specifications of products or services in the terms of reference (53%), proposals with values above those estimated by the requesting area (20%) and errors in the Comprasnet registration (18%). These problems are mainly related to the preparatory stages of the procurement process, especially in the areas of price research and technical specifications of the terms of reference. The study suggests that improving the planning phase, particularly through more detailed terms of reference and better price research, could significantly reduce cancellation rates. Therefore, knowing the main reasons that lead to item cancellations would help to propose solutions in order to reduce item cancellation rates. In addition, continuous training of employees involved in public procurement and improvements in the management and control systems used in bidding processes are recommended. Thus, it is observed that deficient state technical-administrative capacities can compromise organizational efficiency, given that failures in the acquisition of items via electronic auctions have the potential to affect the institutional mission.