Desenvolvimento de um Sistema Kanban Digital para Gestão de Demandas na Educação Especial: Um Projeto Piloto no Colégio de Aplicação da UFSC

Abstract

Este trabalho apresenta o desenvolvimento de um projeto piloto para um sistema de gerenciamento de demandas destinado à equipe de professores de educação especial do Colégio de Aplicação da UFSC, utilizando metodologias ágeis e o método Kanban. O estudo surge da necessidade de otimizar o fluxo de trabalho da coordenação escolar, que enfrenta desafios devido à fragmentação das comunicações e à sobrecarga de demandas. A pesquisa, de natureza aplicada e abordagem qualitativa, emprega o método de pesquisa-ação para propor uma solução que integra três ferramentas principais: Google Forms para captação padronizada das demandas, Google Sheets para armazenamento e organização dos dados, e Trello para visualização e gestão do fluxo de trabalho através de um quadro Kanban digital. A metodologia incluiu entrevistas semiestruturadas com profissionais do colégio, mapeamento do processo atual e desenvolvimento do sistema piloto. O sistema proposto automatiza a criação de cartões no Trello a partir das demandas registradas no formulário, utilizando um script em Python que gerencia a integração entre as ferramentas. O desenvolvimento incluiu um sistema de priorização visual através de etiquetas coloridas, tratamento e sanitização de dados, e mecanismos de controle para evitar duplicidade de registros. Os resultados demonstram o potencial da solução para centralização e padronização do fluxo de demandas, oferecendo maior visibilidade e controle sobre as atividades em andamento. O sistema piloto também indica possibilidade de redução da sobrecarga cognitiva da equipe ao eliminar a necessidade de manutenção manual de registros e facilitar a priorização das atividades através da organização visual proporcionada pelo método Kanban. A solução desenvolvida apresenta potencial de implementação não apenas no Colégio de Aplicação, mas também em outros contextos educacionais, especialmente em instituições públicas que necessitam de ferramentas gratuitas e acessíveis para gestão de suas demandas.