Desenvolvimento de automação de processos robóticos em setor contábil financeiro de uma universidade pública

Abstract

Esta dissertação objetiva propor melhorias para o processo de decisão via desenvolvimento de uma automação no Setor de Empenhos de uma universidade pública, com a utilização de Automação de Processos Robóticos, com vistas a alcançar a realocação de equipes de tarefas rotineiras para funções táticas e estratégicas e assim, obter ganhos de eficiência, de produtividade e diminuição de erros. No cenário brasileiro, o Governo Federal tem apresentado iniciativas, desde 2016, que apoiam a trajetória de transformação digital na Administração Pública Federal. Uma delas foi a instituição da Política de Governança Digital, com a oferta dos serviços públicos digitais pelos órgãos e entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional, conforme os Decretos N 8.638, de 15/01/2016 e N 8.936, de 19/12/2016. A implementação do RPA na administração pública pode proporcionar a eficiência operacional, agilizando processos e reduzindo custos administrativos. Conforme a Lei nº 4.320/64, ainda vigente, para realizar as despesas previstas no orçamento público é necessário seguir três estágios: empenho, liquidação e pagamento. Selecionou-se o processo de empenho, realizado no Setor de Empenhos, ligado ao Departamento de Contabilidade e Finanças, subordinados, em último nível, pela Secretaria de Planejamento e Orçamento. A metodologia se deu por sete passos, sendo eles: definir o objetivo da automação; localizar processos em potencial; validar as opções; estabelecer uma governança; elaborar plano; rodar um piloto e implementar a solução. Dentre os resultados estão: 1) a automação permite integração via Interface de Programação de Aplicações com o Sistema de Administração de Recursos Orçamentários e Financeiros (SARF), um InfraSIG que auxilia o gerenciamento de procedimentos administrativos referentes aos recursos financeiros e orçamentários da universidade, desenvolvido em Centura, na década de 1980, é um cliente desktop para Windows. Já, a Interface de Programação de Aplicações elimina a necessidade de simular ações humanas para coletar informações do processo administrativo. 2) a automação obteve sucesso de 70% da massa de dados executada em um primeiro piloto, o que demonstra seu potencial em facilitar o gerenciamento dos resultados. Com base nos dados obtidos no ano de 2023, em que tiveram 4.789 empenhos, seria possível liberar 3 servidores e assim, ganhado 229 horas, reduzindo custos operacionais e evidenciando impactos positivos, que justificam o investimento neste tipo de solução.

Abstract: This dissertation aims to propose improvements to the decision process via the development of automation in the Employment Sector of a public university, using Robotic Process Automation, with a view to achieving the reallocation of teams from routine tasks to tactical and strategic functions and thus, obtain gains in efficiency, productivity and a reduction in errors. In the Brazilian scenario, the Federal Government has presented initiatives, since 2016, that support the trajectory of digital transformation in the Federal Public Administration. One of them was the institution of the Digital Governance Policy, with the offering of digital public services by bodies and entities of the direct, autonomous and foundational federal public administration, in accordance with Decrees N 8,638, of 01/15/2016 and N 8,936, of 19/12/2016. The implementation of RPA in public administration can provide operational efficiency, streamlining processes and reducing administrative costs. According to Law No. 4,320/64, still in force, to carry out the expenses foreseen in the public budget it is necessary to follow three stages: commitment, settlement and payment. The commitment process was selected, carried out in the Commitment Sector, linked to the Accounting and Finance Department, subordinated, at the last level, by the Planning and Budget Secretariat. The methodology consisted of seven steps, namely: defining the objective of automation; locate potential processes; validate options; establish governance; prepare a plan; run a pilot and implement the solution. Among the results are: 1) automation allows integration via Application Programming Interface with the Budgetary and Financial Resources Management System (SARF), an InfraSIG that helps manage administrative procedures relating to the university's financial and budgetary resources, developed in Centura, in the 1980s, is a desktop client for Windows. Now, the Application Programming Interface eliminates the need to simulate human actions to collect information from the administrative process. 2) automation was successful with 70% of the data mass executed in a first pilot, which demonstrates its potential in facilitating results management. Based on data obtained in 2023, in which there were 4,789 commitments, it would be possible to free up 3 servers and thusgain 229 hours, reducing operational costs and showing positive impacts, which justify the investment in this type of solution.