O profissional do Secretariado Executivo como inovador de processos internos em uma Instituição de Ensino Superior

Abstract

A origem da profissão do secretário executivo remonta à antiguidade. Outrora marcada pela predominância masculina, apresenta atualmente forte presença feminina. No Brasil, essa profissão foi regulamentada pela Lei nº 7377/1985 e a Lei nº 9261/1996. Autores recentes indicam a necessidade de os profissionais secretariais apresentarem postura inovadora e com domínio de ferramentas tecnológicas. Este relatório de estágio apresenta a rotina de trabalho realizada em uma Instituição de Ensino Superior (IES), com atribuições características compatíveis com a de um secretário executivo. Com o domínio dos processos internos existentes para a inscrição de alunos em cursos, o profissional reuniu-se e dialogou com setores da Tecnologia da Informação (TI) e Secretaria Acadêmica, com objetivo de modernizar o procedimento, adotando ferramentas já existentes, mas ainda não utilizadas no sistema de gestão UNIMESTRE. Após o apoio e aprovação do corpo gestor da IES, e apoiado pelos setores mencionados, pôde implementar a ferramenta de inscrição on-line para cursos de graduação e de extensão, e sugerir que processos de matrícula e conferência de formandos sejam também informatizados no futuro.

The origin of the executive secretary's profession dates back to ancient times. Once marked by male predominance, it currently has a strong female presence. In Brazil, this profession was regulated by Law 7377/1985 and Law 9261/1996. Recent authors indicate the necessity for secretarial professionals to present an innovative attitude and command of technological tools. This report presents the work routine performed in a Higher Education Institution (HEI), with characteristic attributions compatible with of an executive secretary. Having mastered the existing internal processes for enrolling students in courses, the professional met and dialogued with the Information Technology (IT) and the Academic Secretariat sectors, with the objective of modernizing the procedure, adopting existing tools that were not yet used in the UNIMESTRE management system. After the support and approval of the managing body of the HEI, the professional, supported by the mentioned sectors, was able to implement the online registration tool for undergraduate and extension courses, and suggest that the processes of school registration and graduating check be also online in the future.