Implantação do submódulo Estoque em um sistema ERP visando apoiar a gestão de uma empresa de construção civil

Abstract

Por conta da competitividade no mercado, todas as empresas, inclusive as representantes do setor de construção civil, estão continuamente buscando melhores soluções para gerir seus recursos financeiros, materiais e humanos, através de processos de negócios eficientes. Para apoiar as empresas nesse quesito, entram em cena os sistemas ERP, que tem como função integrar todos os setores da empresa a fim de otimizar os processos e minimizar esforços para seus usuários. Mas para garantir os melhores resultados, não basta apenas adquirir o software, deve-se entender primeiramente as necessidades da empresa, para extrair do sistema ERP as soluções para os problemas encontrados. Seguindo este raciocínio, para identificar as necessidades da empresa, foi realizada a modelagem de processos de negócio afim de visualizar com maior facilidade os processos a serem estudados, e assim, encontrar as soluções que atendam da melhor forma a empresa no momento. O principal problema encontrado foi a falta de eficiência da gestão de estoques, e a sua não integração com o sistema ERP utilizado pela empresa. Para resolver isto foi implantado o submódulo Estoques do sistema ERP adotado pela empresa. Outro problema encontrado surgiu a partir da análise do processo de lançamento de notas fiscais, pois havia perda de informação por conta de diversos fatores, entre eles a baixa quantidade de insumos cadastrados, erros no cadastro dos insumos, a existência de insumos duplicados ou de forma genérica. Para solucionar isto, foi necessário cadastrar, revisar, selecionar, reorganizar e renomear os insumos, os grupos de insumos cadastrados no sistema, bem como as contas financeiras do plano de contas associadas a esses insumos. O aprimoramento da base de insumos e a implantação do submódulo Estoque, tiveram como resultado o registro permanente e de fácil acesso de informações que antes eram perdidas após o processo. Aumentou também a confiabilidade dos relatórios extraídos do sistema ERP, que servirão como base para o planejamento e orçamento de futuros empreendimentos.

Due to market competitiveness, all companies, including representatives of the civil construction sector, are continually looking for better solutions to manage their financial, material, and human resources through efficient business processes. To support companies in this regard, ERP systems come into play, whose function is to integrate all sectors of the company in order to optimize processes and minimize efforts for their users. But to guarantee the best results, it is not enough just to acquire the software. One must first understand the company's needs in order to extract from the ERP system the solutions to the problems they encounter. Following this reasoning, to identify the needs of the company, the modeling of business processes was carried out in order to visualize more easily the processes to be studied and, thus, find the solutions that best serve the company at the moment. The main problems found were the lack of efficiency in inventory management and its lack of integration with the ERP system used by the company. To solve this, the inventories sub-module of the ERP system adopted by the company was implemented. Another problem found arose from the analysis of the process of launching invoices, as there was a loss of information due to several factors, including the low number of registered inputs, errors in the registration of inputs, the existence of duplicated inputs, or generic. To solve this, it was necessary to register, review, select, reorganize, and rename the inputs, the groups of inputs registered in the system, as well as the financial accounts in the chart of accounts associated with these inputs. The improvement of the input base and the implementation of the inventory sub-module resulted in the permanent and easily accessible record of information that was previously lost after the process. It also increased the reliability of the reports extracted from the ERP system, which will serve as a basis for planning and budgeting future projects.