Gestão da informação para auxiliar a tomada de decisão dos coordenadores de curso da graduação da Universidade Federal de Santa Catarina

Abstract

O trabalho do Coordenador de curso de graduação envolve a maior interação e conexão da Instituição com a comunidade universitária. Esse gestor um dos responsáveis pelo planejamento da organização e estrutura do curso superior, e pelas decisões estratégicas que contribuirão para a melhor qualidade dos cursos. Entretanto, percebe-se que há dificuldade dos gestores em acessar informações necessárias para realizar suas atribuições, resolver problemas e tomar decisões. O objetivo deste trabalho foi propor ações de gestão da informação para auxiliar a tomada de decisão dos Coordenadores dos cursos de graduação presencial da Universidade Federal de Santa Catarina (UFSC). O referencial teórico, que fundamentou o desenvolvimento deste trabalho, abordou os temas relacionados ao problema e objetivos da pesquisa, como Administração Universitária, Gestão da Informação e Sistemas de Informação. Esta pesquisa trata-se de um estudo de caso com abordagem qualitativa, caracterizada, quanto aos seus fins, como descritiva e aplicada, e quantos aos seus meios, como pesquisa documental e bibliográfica. A coleta de dados foi realizada por meio de entrevistas semiestruturadas com Coordenadores de cursos de graduação presencial da UFSC, por meio da análise das Resoluções que regulamentam a gestão dos cursos da graduação na Universidade e a análise do atual sistema acadêmico. Através da coleta de dados foi possível apresentar as atribuições e atividades desempenhadas por esses gestores, identificar quais são as principais decisões tomadas por eles no desempenho da função e identificar quais as informações necessárias para apoiar essas decisões. A partir das necessidades de informações identificadas, foi feito um mapeamento dos requisitos informacionais e das fontes de informação. Identificou-se que, apesar da maioria das informações estarem disponíveis no sistema acadêmico CAGR, nem todas são acessíveis aos Coordenadores de curso, falta capacitação dos gestores para aprender a utilizar o sistema e onde encontrar as informações. Ainda o sistema apresenta algumas inconsistências e falta integração com outros sistemas, necessitando atualização ou a criação de uma nova ferramenta. Como resultado, foram propostas, além de ações de melhoria no sistema acadêmico, ações voltadas a melhorar o acesso à informação e o desempenho dos gestores.

Abstract: The Undergraduate Course Coordinator?s work involves greater interaction and connection between the Institution and the university community. This manager is one of those responsible for planning the organization and structure of the higher education course, and for the strategic decisions that will contribute to the best quality of the courses. However, it is clear that there is difficulty for managers to access information necessary to perform their duties, solve problems and make decisions. The present study aimed to propose information management actions to help decision making of the Coordinators of the in-class undergraduate courses at the Federal University of Santa Catarina (UFSC). The theoretical framework, which supported the development of this work, addressed issues related to the problem and research objectives, such as University Administration, Information Management and Information Systems. This research is a case study with a qualitative approach, characterized, in terms of its purposes, as descriptive and applied, and in terms of its means, as documentary and bibliographic research. Data collection was carried out through semi-structured interviews with Coordinators of undergraduate courses at UFSC, through the analysis of the Resolutions that regulate the management of undergraduate courses at the University and the analysis of the current academic system. Through data collection, it was possible to present the attributions and activities performed by these managers, identify the main decisions taken by them in the performance of the function and identify what information is needed to support these decisions. From the identified information needs, a mapping of informational requirements and information sources was made. It was identified that, although most of the information is available in the CAGR academic system, not all are accessible to course Coordinators, there is a lack of training for managers to learn how to use the system and where to find the information. The system still has some inconsistencies and lacks integration with other systems, requiring an update or the creation of a new tool. As a result, in addition to actions to improve the academic system, actions aimed at improving access to information and the performance of managers were proposed.