Um sistema de business intelligence para a extensão universitária

Abstract

A informação é considerada um recurso fundamental no dia a dia das organizações. A dificuldade em processar e integrar os dados provenientes de diversas fontes influenciou o aparecimento dos sistemas de Business Intelligence, que surgiram com o objetivo de auxiliar na coleta, na análise e na compreensão dos dados, de maneira a extrair informação para dar suporte ao processo de tomada de decisão. Uma das formas de visualizar a informação é através de dashboards, que utilizam elementos visuais, como gráficos e mapas para que as informações possam ser monitoradas rapidamente. Usando o Design Science Research (DSR), este estudo propõe o desenvolvimento de um sistema de Business Intelligence (BI) com dashboards para auxiliar a universidade a tomar melhores decisões sobre projetos de extensão. Primeiramente, o projeto incidiu na identificação dos indicadores de extensão e dos dados necessários para o cálculo de cada um deles; posteriormente, efetuou-se uma busca por estes dados nos sistemas da Universidade Federal de Santa Catarina; na sequência foi desenvolvida uma infraestrutura de data warehouse para armazenamento desses dados e, por fim, foram desenvolvidos alguns dashboards que foram validados com os especialistas da instituição. Os dashboards e os principais indicadores de desempenho são ferramentas de gestão essenciais, pois fornecem informações rápidas e precisas e permitem a comparação do desempenho atual com as metas estabelecidas para atender os objetivos da organização. Desta forma, eles foram construídos com o intuito de apresentar a informação de uma forma que facilitasse a rápida compreensão, mas que ao mesmo tempo disponibilizasse as informações necessárias para uma análise mais profunda, através de técnicas de detalhamento como drill down e drill through. O sistema de business intelligence com dashboards proposto, se mostrou capaz de prover informações que permitem que os gestores da extensão realizem uma análise, avaliação e monitoramento dos indicadores para apoiar a tomada de decisão. Ademais, o dashboard foi reconhecido como inovador, útil e completo para auxiliar a tomada de decisão da extensão universitária. Esta pesquisa fornece contribuições para a academia, uma vez que se distingue dos artefatos existentes no corpo de conhecimento e é um ponto de partida para uma investigação mais aprofundada.

Abstract: Information is considered a fundamental resource in the day to day of organizations. The difficulty in processing and integrating data from various sources influenced the emergence of Business Intelligence systems, which emerged with the objective of assisting in the collection, analysis and understanding of data, in order to extract information to support the process of decision-making. One way to visualize information is through dashboards, which use visual elements such as graphs and maps so information can be quickly monitored. However, there are few studies in higher education institutions using business intelligence in particular about third mission. Using Design Science Research (DSR), this study proposes to develop a Business Intelligence (BI) system with dashboards to assist the university to make better decisions about projects in third mission. The artefact was developed in four phases. The first phase focused on business requirements definition thought data collection and identification of qualitative indicators. The second phase, major task focuses on technical architecture design establishes the overall framework to support the integration of multiple technologies. The third phase, the requirements were translating into a dimensional model. The dimensional model is then transformed into a physical structure of data warehouse. Thus, the fourth and the last phase was design and development the dashboards in a business intelligence tool. The result of this study is a business intelligence system with dashboards to help the decisions makers from different levels at the institution to make better decisions regarding the third mission projects. The dashboards was demonstrated and evaluated by several experts from the university using interviews and a focus group. Findings revealed that the dashboards and the KPIs are essential tool for management and an accurate decision making in order to compare the goals with the organizational objectives. In this way, the dashboards are useful to achieve the goals, in particular, in a specific sector or department providing several in-depth details such as drill down and drill trough. The dashboards proposed provide information to the managers to analyze, evaluate and monitor the KPIs in the process of decision making. Moreover, the dashboards was recognized innovative, useful, complete and helpful to decisions upon third mission. This research provides contributions for academics since it distinguishes itself from the existing artefacts in the body of knowledge and is a starting point for further investigation.