Estudos métricos em arquivística: proposta de métricas para o gerenciamento de arquivos

Abstract

A arquivometria, especialidade métrica que utiliza a Matemática e a Estatística no estudo de diversos aspectos dos arquivos, é comumente aplicada na metragem da área física, quantificação de empréstimos, consultas, estudo de usuários, entre outas atividades. Contudo, ela é pouco discutida na literatura, conforme é verificado pela carência de estudos sobre a temática. Estudos relevantes demonstram mais que a exiguidade de pesquisas, mas o necessário aprofundamento dos estudos já realizados, uma vez que demonstram a aplicabilidade da arquivometria em diferentes âmbitos dos arquivos, voltados aos contextos específicos dos arquivos onde foram aplicados. Ademais, as métricas mencionadas nos estudos identificados na literatura não apresentam validação por especialistas. Neste contexto, esta pesquisa tem como objetivo apresentar um conjunto de métricas compatíveis com os preceitos e métodos da arquivística, a fim de sustentar a aplicação da arquivometria em diferentes tipos de arquivos (municipal, médico, empresarial, universitário, etc.), de modo a apoiar o gestor do arquivo no gerenciamento da informação arquivística, gestão dos serviços e tomada de decisão. Trata-se de uma pesquisa aplicada com abordagem de métodos mistos, de natureza exploratória e descritiva. Assim, para identificar as variáveis quantitativas do ambiente dos arquivos, bem como podem contribuir à gestão de documentos, dos serviços do arquivo e tomada de decisão, incialmente, foi realizado o levantamento bibliográfico sobre métricas nos arquivos, inclusive a leitura de obras clássicas da Arquivologia, buscando a identificação das atividades que podem ser quantificadas. Em complemento a identificação destas variáveis foram desenvolvidos grupos focais com profissionais atuantes nos arquivos, os quais a partir de suas experiências trouxeram métricas e suas contribuições para o desenvolvimento de suas atividades. Com os resultados obtidos a partir destas etapas criaram-se novas métricas, utilizando-se para isso razões ou índices, proporções ou coeficientes, taxas e porcentagens. Para identificar o grau de relevância deste conjunto de métricas foi aplicada a técnica Delphi, obtendo-se a validação destas medidas por especialista, os gestores de arquivos. E como resultado da aplicação da técnica Delphi, tem-se um conjunto de métricas construído em módulos, os quais correspondem às funções arquivística (aquisição, produção, classificação, avaliação, conservação, descrição e difusão), incluindo também métricas voltadas para o acesso e consulta. Cada módulo apresenta o grau de relevância de suas métricas consideradas como muito relevante, relevante, pouco relevante e irrelevante. Assim, espera-se com o desenvolvimento desta pesquisa, contribuir para a consolidação da arquivometria. A partir da proposição destas métricas, apoiar a construção de um corpus teórico capaz de sustentar a aplicação da arquivometria, apresentando o que pode ser medido no ambiente dos arquivos, como quantificar, por que quantificar e o que é mais relevante de ser quantificado.

Abstract : The archivometrics, specialty metric that uses mathematics and Statistics in the study of various aspects of the archives, it is commonly applied in the mensuration of the physical area, lending, queries, quantification study of users, among other activities. However, it is little discussed in the literature, as verified by the lack of studies on the subject. Relevant studies show more than the scarcity of research, but the necessary intensification of studies already carried out, once they demonstrate the applicability of archivometrics in different areas of the archives, geared to the specific contexts of the archives where they have been applied. In addition, the metrics mentioned in the studies identified in the literature do not show validation by experts. In this context, this research aims to present a set of metrics that are compatible with the precepts and archival methods in order to sustain the application of archivometrics in different types of archives (municipal, medical, business, University, etc.), in order to support the archive manager in the management of archival information, management of services and decision-making. It is an applied research with mixed methods approach of exploratory and descriptive nature. So, to identify the quantitative variables of the environment of the archives, as well as contribute to document management, archive services and decision-making, initially, the bibliographic survey about metrics in the archives, including the reading of classic works of archival science, seeking the identification of activities that can be quantified. In addition to the identification of these variables were developed focus groups with working professionals in the archives, which from their experiences brought metrics and their contributions to the development of their activities. With the results obtained from these steps new metrics have been created, using for this proportions or indexes, ratios or coefficients, rates and percentages. To identify the degree of relevance of this set of metrics Delphi technique was applied, thus obtaining the validation of these measures by specialist managers. And as a result of the application of the Delphi technique, we have a metric set built in modules, which correspond to archival functions (acquisition, production, rating, evaluation, preservation, description and dissemination), including also metrics focused on access and query. Each module presents the degree of relevance of your metrics considered very relevant, relevant, irrelevant, and immaterial. So, with the development of this research, we hope to contribute to the consolidation of the archivometrics. From the proposition of these metrics, we seek to support the construction of a theoretical corpus capable of sustaining the implementation of archivometrics, showing what can be measured in the environment of the archives, how to quantify, why quantifying and what is most relevant to be quantified.