Um modelo para organização de documentos no contexto da memória organizacional

Abstract

Gerenciar e estruturar um conjunto de documentos em uma organização pode otimizar os processos de gestão, contribuindo para o seu desempenho e sucesso. Sabe-se que, apesar de haver iniciativas de gestão do conhecimento (GC), a quantidade de informações heterogêneas muitas vezes inviabiliza uma gestão produtiva. A memória organizacional (MO) fornece acesso, persistência e recuperação de dados. Assim, esta pesquisa se concentrou na definição da estrutura de um modelo de organização de documentos para a MO, o qual é apoiado por um método desenvolvido para a classificação dos documentos em múltiplas categorias com lógica fuzzy. Para avaliação deste modelo, considerou-se a estrutura de uma organização de tecnologia da informação (TI) com um conjunto de 17 categorias. Os resultados agregam valor para a organização porque permitem tratar um conjunto de informações espalhadas em diversos documentos, refinando o espaço de busca e recuperando a informação de interesse para os indivíduos que nela atuam. Além disso, o trabalho individual migra para um nível coletivo, porque se pode tratar informações de interesse comum aos grupos dentro da organização.<br>

Abstract : The task of managing and structuring a set of documents within an organization can optimize the management process, contributing to it's performance and success. It is well known that despite the efforts of knowledge management (KM), the amount of heterogeneous information often prevents a productive management. The organizational memory (OM) provides access, persistence and retrieval of data. Thus, this research has focused on the definition of the structure of a document organization model in the context of an organizational memory, which is supported by a methodology developed for the classification of documents into multiple categories with fuzzy logic. The structure of an information technology (IT) organization with a set of 17 categories was considered to evaluate this model. The results add value to the organization because they allow to treat a set of information spread over different documents, refining the search space and retrieving relevant information to individuals working in it. Additionally, individual work migrates to a collective level, because it can handle information of common interest to the groups within the organization.