A gestão eletrônica documental como melhoria do fluxo de informação: um estudo de caso

Abstract

Este trabalho busca identificar o fluxo de informação na gestão eletrônica de documentos. A atualização constante da tecnologia e a aplicação dela no cotidiano das pessoas e das empresas como melhoria das relações comerciais e pessoais. A pesquisa focou o estudo do GED na empresa SHARK MÁQUINAS PARA CONSTRUÇÃO LTDA, em São José/SC, com vistas à identificação da massa documental, no caso do correio eletrônico, categorizar os sistemas de gestão eletrônica para documentos comerciais, discutir soluções aplicadas a gestão documental e investigar o fluxo informacional na empresa. Caracteriza e contextualiza as primeiras iniciativas de GED. Identifica suas vantagens e desvantagens. Especifica as aplicações e as tecnologias utilizadas. Ainda aborda a questão da interação do homem com a máquina/computador. Como resultado verificou-se que a implantação do GED melhora o fluxo informacional, além de organizar a empresa. Pesquisa exploratória, realizada na empresa SHARK MÁQUINAS PARA CONSTRUÇÃO LTDA., na qual estudou-se as mensagens recebidas e emitidas durante o ano de 2010. Utilizou-se o software Thunderbird para organização e tratamento das mensagens com os recursos #tag#. Após o tratamento inicial utilizou-se a planilha eletrônica para gerar gráficos. Com a observação direta e indireta, elaborou-se o organograma e o fluxograma da empresa, analisando a matriz e a filial. A massa documental foi de 4387 mensagens trocadas, agrupadas em 25 categorias. Entre os resultados destacam-se: categorização das mensagens, de acordo com o assunto, sendo os assuntos de licitação com 1028 mensagens e de propostas com 555 mensagens com maior incidência e 444 mensagens recebidas na categoria licitação e 236 na categoria vendedores. Observa-se o fluxo de informação centrado no setor comercial na filial de são José (SC). Conclusão: nota-sea média diária de 17 mensagens, a maioria referente ao setor comercial.