O arquivo corrente da Secretaria de Finanças de São José (SC): a legislação e o acesso aos documentos referentes à despesa pública

Abstract

Relata a pesquisa realizada na Secretaria de Finanças de São José (SC), sobre a legislação e o acesso aos documentos referentes à despesa pública do município. Visa verificar se a administração do arquivo corrente da Secretaria de Finanças de São José (SC) está de acordo com a legislação vigente e permite o acesso rápido e preciso aos documentos da despesa pública. Propõe um Manual de Procedimentos Arquivísticos para ser adotado no setor. A metodologia é baseada na pesquisa bibliográfica, como instrumento de coleta de dados, utiliza questionários, aplicados aos funcionários dos órgãos da Administração Direta do Município. Constata que o arquivo corrente da Secretaria de Finanças segue a legislação imposta pelo Tribunal de Contas do Estado de Santa Catarina, através da Resolução TC 016/94, o mobiliário e o material de consumo usados no arquivo, são adequados, mas o arquivo não dispõe de Tabela de Temporalidade, os documentos estão ordenados por assunto, as instalações do arquivo corrente, não garantem a conservação documental. Sobre as solicitações e consultas de documentos observa que as consultas são frequentes e que existem dificuldades de localização da informação quando as mesmas são antigas ou quando o volume de solicitações é muito extenso. Conclui que a Secretaria de Finanças deve contar em seu quadro funcional com um profissional da informação (bibliotecário e/ou arquivista) para promover uma gestão documental adequada e que a Tabela de Temporalidade e o Manual de Procedimentos Arquivísticos propostos sejam adotados a fim de promover a redução da massa documental e o acesso rápido aos documentos