Gestão da Informação através do Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED): suporte a gestão documental na Secretaria de Estado da Saúde de Santa Catarina (SES/SC)

Abstract

O objetivo deste trabalho é analisar através de pesquisa bibliográfica, pesquisa documental e de campo, o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) como suporte para a gestão documental do arquivo da Secretaria de Estado da Saúde de Santa Catarina (SES/SC), buscando: explorar na literatura os conceitos de GED e as tecnologias que o compõe; identificar através da literatura as vantagens e benefícios de sua implantação; verificar as vantagens e os benefícios proporcionados pela implantação do GED à gestão documental do Arquivo Funcional da SES e analisar o papel do Bibliotecário neste processo. A pesquisa bibliográfica indicou que o GED é uma tecnologia que oferece ferramentas para o gerenciamento e acesso às informações disponíveis tanto em papel como em meio eletrônico e envolve uma gama de tecnologias, onde cada uma delas tem um objetivo específico para atender às aplicações específicas. Sua principal vantagem é o acesso a documentos via Internet Rede Local, Internet, Intranet, Extranet em qualquer lugar da instituição e como principal benefício o gerenciamento e a preservação de documentos. A pesquisa de campo demonstra através do resultado do questionário que 81% dos servidores apontam o acesso on line aos documentos em qualquer setor da SES como a principal vantagem da implantação do GED na SES e 65% responderam que o principal benefício foi a disponibilização dos documentos via sistema informatizado. Quanto ao papel do bibliotecário na implantação do GED, é necessário mais do que um conjunto de técnicas e habilidades profissionais, o bibliotecário gestor da informação deve pensar e planejar estrategicamente suas atividades, agregando valor à informação, transformando-a em ferramenta estratégica acessível, útil, exata e oportuna para os processos decisórios. Para tal, deve desenvolver a capacidade de gerenciar a informação e as tecnologias disponíveis, de modo a promover serviços de informação que atendam as necessidades dos usuários. O que se pode concluir sobre a contribuição do GED como suporte a gestão documental do arquivo é que com a utilização de ferramentas específicas para a gestão de documentos, torna-se possível garantir a segurança, o acesso e a preservação dos documentos.