Otimização do processo de emissão de atas de registro de preços (ARPS) nas Instituições Federais de Ensino Superior (IFES)

Abstract

Este estudo analisa o processo de emissão de Atas de Registro de Preços (ARPs) em Instituições Federais de Ensino Superior (IFES) no Estado de Santa Catarina na região Sul do Brasil, com ênfase na Universidade Federal de Santa Catarina (UFSC), no Instituto Federal Catarinense (IFC) e no Instituto Federal de Santa Catarina (IFSC). As ARPs constituem instrumento crucial para a execução de compras públicas, formalizando condições, preços e fornecedores previamente licitados no âmbito do Sistema de Registro de Preços (SRP). A pesquisa é motivada pelos desafios impostos pela Nova Lei de Licitações (Lei nº 14.133/2021), que introduziu transformações paradigmáticas na gestão das contratações públicas, notadamente a exigência de ata distinta por licitante vencedor, a adoção do Portal Nacional de Contratações Públicas (PNCP) como instrumento central de publicidade e controle, e a ênfase em governança, planejamento e transparência. O objetivo principal é investigar e propor boas práticas para a emissão de ARPs nas IFES do estado de Santa Catarina, alinhando-as às exigências legais e operacionais vigentes, promovendo maior eficiência, padronização e segurança jurídica. Como produto tecnológico aplicado, desenvolveu-se o Silv.IA, um chatbot no-code baseado na plataforma Custom GPT da OpenAI, capaz de automatizar a geração de ARPs a partir de relatórios extraídos do Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos (SIPAC). A metodologia empregada é de natureza predominantemente qualitativa e exploratória, com elementos descritivos, utilizando estudo de caso múltiplo (IFSC, IFC e UFSC) como estratégia de pesquisa. O universo é composto por 10 servidores que atuam diretamente na emissão de ARPs nas três instituições, dos quais 5 participaram (50% de cobertura; 100% no IFSC e na UFSC). As etapas incluíram revisão documental aprofundada, aplicação de questionário semiestruturado com os agentes públicos e uso do Design Thinking como eixo metodológico integrador. Os resultados confirmaram que o processo de emissão de ARPs nas três IFES é predominantemente manual e fragmentado entre múltiplos sistemas sem integração. Quatro categorias analíticas emergiram dos dados: manualidade como condição estrutural; fragmentação sistêmica; tensionamento entre os ganhos de transparência da Lei nº 14.133/2021 e o aumento da carga operacional; e demanda convergente por automação, presente em todos os respondentes de forma independente. O chatbot Silv.IA demonstrou redução efetiva no tempo de emissão em comparação com o processo totalmente manual, sendo o IFSC a única instituição com ferramentas de inteligência artificial em operação. As boas práticas propostas estão organizadas nas dimensões operacional, tecnológica e normativa.

Abstract: This study analyzes the process of issuing Price Registration Records (ARPs) in Federal Institutions of Higher Education (IFES) in the State of Santa Catarina in the Southern region of Brazil, with emphasis on the Federal University of Santa Catarina (UFSC), the Catarinense Federal Institute (IFC), and the Federal Institute of Santa Catarina (IFSC). ARPs constitute a crucial instrument for the execution of public procurement, formalizing conditions, prices, and suppliers previously tendered within the scope of the Price Registration System (SRP). The research is motivated by the challenges imposed by the New Bidding Law (Law No. 14.133/2021), which introduced paradigmatic transformations in the management of public procurement, notably the requirement of a separate record for each winning bidder, the adoption of the National Public Procurement Portal (PNCP) as a central instrument of publicity and control, and the emphasis on governance, planning, transparency, and accountability. The main objective is to investigate and propose best practices for ARP issuance in IFES in the state of Santa Catarina, aligning them with current legal and operational requirements and promoting greater efficiency, standardization, and legal certainty. As an applied technological product, Silv.IA was developed, a no-code chatbot based on OpenAI's Custom GPT platform, capable of automating the generation of ARPs from SIPAC-The methodology employed is predominantly qualitative and exploratory in nature, with descriptive elements, using a multiple case study (IFSC, IFC, and UFSC) as a research strategy. The study population consists of 10 employees who work directly in issuing ARPs (Authorization for Payment of Receipts) in the three institutions, of whom 5 participated (50% coverage; 100% in IFSC and UFSC). The stages included in-depth document review, application of a semi-structured questionnaire to public agents, and the use of Design Thinking as an integrating methodological axis. The results confirmed that the process of issuing ARPs in the three Federal Institutions of Higher Education (IFES) is predominantly manual and fragmented across multiple systems without integration. Four analytical categories emerged from the data: manuality as a structural condition; systemic fragmentation; tension between the transparency gains of Law No. 14.133/2021 and the increase in operational workload; and convergent demand for automation, present in all respondents independently. The Silv.IA chatbot demonstrated an effective reduction in issuance time compared to the fully manual process, with IFSC being the only institution with artificial intelligence tools in operation. The proposed best practices are organized into operational, technological, and regulatory dimensions.