Gerenciamento de projetos na educação: a digitalização do processo de atividades complementares da UFSC utilizando plataforma web

Abstract

Este trabalho analisa a reformulação do processo de validação de atividades complementares do Curso de Tecnologias da Informação e Comunicação da Universidade Federal de Santa Catarina, Campus Araranguá, com foco na digitalização de um fluxo anteriormente manual, fragmentado e pouco padronizado. A pesquisa tem como objetivo aplicar práticas de gerenciamento de projetos educacionais no planejamento, desenvolvimento e avaliação de uma solução tecnológica voltada à submissão, organização, análise e validação dos documentos comprobatórios enviados pelos estudantes. O estudo adota natureza aplicada, abordagem qualitativa e procedimento de estudo de caso, considerando a realidade institucional do curso e as necessidades da coordenação acadêmica. A metodologia utiliza princípios de gerenciamento de projetos para estruturar as etapas de iniciação, planejamento, execução, monitoramento e encerramento, articulando diagnóstico do processo atual, levantamento de requisitos, desenvolvimento da solução, testes e análise dos impactos. A proposta envolve o uso do ambiente Moodle como espaço de apoio ao estudante, por meio de um chatbot responsável por orientar sobre o regulamento e viabilizar o envio dos documentos, integrado a um sistema web destinado à coordenação, no qual é possível visualizar submissões, organizar certificados por aluno, grupo e atividade, registrar pareceres, aprovar ou rejeitar documentos e gerar informações consolidadas. Como resultado, o projeto apresenta uma alternativa para aumentar a rastreabilidade, reduzir inconsistências, centralizar registros, melhorar a transparência do processo avaliativo e apoiar a tomada de decisão da coordenação. Conclui-se que a digitalização do fluxo contribui para a modernização da gestão acadêmica e apresenta potencial de adaptação para outros cursos ou contextos institucionais com demandas semelhantes.

This study analyzes the reformulation of the validation process for complementary activities in the Information and Communication Technologies undergraduate program at the Federal University of Santa Catarina, Araranguá Campus, focusing on the digitalization of a workflow that was previously manual, fragmented, and poorly standardized. The research aims to apply educational project management practices to the planning, development, and evaluation of a technological solution designed for the submission, organization, analysis, and validation of supporting documents submitted by students. The study adopts an applied nature, a qualitative approach, and a case study procedure, considering the institutional reality of the program and the needs of academic education of Araranguá Campus, focusing on the digitalization of a workflow that was previously manual, fragmented, and poorly standardized. The research aims to apply educational project management practices to the planning, development, and evaluation of a technological solution designed for the submission, organization, analysis, and validation of supporting documents submitted by students. The study adopts an applied nature, a qualitative approach, and a case study procedure, considering the institutional context of the program and the needs of the academic coordination. The methodology uses project management principles to structure the stages of initiation, planning, execution, monitoring, and closure, integrating the diagnosis of the current process, requirements gathering, solution development, testing, and impact analysis. The proposal involves the use of the Moodle environment as a support space for students, through a chatbot responsible for providing guidance on the regulations and enabling document submission, integrated with a web system designed for the coordination team, in which it is possible to view submissions, organize certificates by student, group, and activity, record evaluations, approve or reject documents, and generate consolidated information. As a result, the project presents an alternative to increase traceability, reduce inconsistencies, centralize records, improve the transparency of the evaluation process, and support decision-making by the coordination team. It concludes that the digitalization of the workflow contributes to the modernization of academic management and presents potential for adaptation to other programs or institutional contexts with similar demands.