Em 2001 foi criada uma comissão para realizar o trabalho de registro da história da BU/UFSC por meio da Portaria 001/BU/2001. Inicialmente, esse trabalho compreendeu entrevistas com servidores aposentados com o objetivo de recuperar e contextualizar documentos (formulários, fotos, relatórios, normas, ofícios, memorandos etc.) e relatos orais de experiências vividas, desde 1961. A partir da seleção da documentação, iniciou-se o tratamento técnico e a inserção dos registros em uma Base de Dados (Lotus Notes). Com o objetivo de tornar público o trabalho, foi lançado o livro “Biblioteca Universitária da UFSC: memória oral e documental”.

Concomitantemente aos trabalhos de registro da memória oral e documental, procedeu-se a recuperação dos equipamentos e mobiliários da época, resultando na constituição de um espaço físico dentro da Biblioteca Central, abrangendo documentos que contam a história da BU e algumas peças que fizeram parte do cenário da época, ao que se chamou Memória Documental da Biblioteca Universitária da UFSC (MD/BU).

Em 2015, após um intervalo de sete anos no tratamento dos documentos de caráter histórico da BU, definiu-se um escopo para a continuidade do projeto MD/BU, estabelecendo-se as prioridades documentais, armazenando-se apenas materiais relevantes e particulares ao funcionamento e à rotina da BU. Assim, foi definido que comporiam o acervo da MD/BU: a) documentos referentes às atividades administrativas - servem de apoio à tomada de decisão por parte dos gestores, tais como relatórios, planejamentos estratégicos, convênios, contratos com fornecedores, entre outros, os quais devem ser disponibilizados à MD/BU, no término de cada gestão, projeto ou comissão, na forma de dossiê, preferencialmente em formato digital; e b) documentos referentes às atividades fim - contam a rotina da BU, como livro de registro de obras, parte de catálogo antigo, talão recibo de empréstimos, além de mobiliário e equipamentos; documentos originários de eventos e ações promovidas pela BU: como fotografias, cartazes, banners, pastas e vídeos; documentos diferentes dos descritos anteriormente, mas com caráter histórico, podem ser encaminhados ao setor MD/BU para avaliação.

A MD/BU está vinculada ao Setor de Coleções Especiais da Biblioteca Central, sendo responsável pela preservação e o acesso à informação relativa à história da BU/UFSC. Assim, o acervo da MD/BU contempla documentos produzidos pela ou para a BU, ou por seus funcionários no desempenho de sua função, e que não tenham depósito obrigatório em outra unidade organizacional, desde que estejam em bom estado de conservação. O conteúdo desses documentos pode ter o seu acesso restrito a determinados públicos.

A inclusão de itens na MD/BU ocorre mediante abertura de chamado no Portal de Atendimento, serviço “Acesso a coleções especiais”, anexando o arquivo a ser submetido e informações como autoria, data de criação e breve resumo. Também podem ser indicadas as pastas compartilhadas da BU em que se encontram os documentos que devem ser submetidos à MD/BU no Repositório Institucional, caso constituam mais de um arquivo (exemplo: FotosdaBU).

Sugestões, críticas e dúvidas devem ser também encaminhadas via Portal de Atendimento da BU, serviço “Acesso a coleções especiais”, ou pelo telefone (48) 3721-2465.