O processo administrativo eletrônico e a observância de normativos na parametrização e no uso do Sistema Eletrônico de Informações (SEI): um estudo de caso no Ministério da Saúde

Abstract

Apresenta um estudo da observância de normativos e orientações na parametrização e no uso do Sistema Eletrônico de Informações (SEI) no Ministério da Saúde, especificamente da observação do disposto nos documentos: ?Recomendações para uso do Sistema Eletrônico de Informações ? SEI, nos órgãos e entidades do Poder Executivo Federal?, elaborada pelo Arquivo Nacional e da ?Orientação Conjunta nº 1/2021/ME/CGU ? Transparência no processo administrativo eletrônico? elaborada pela Controladoria-Geral da União e Ministério da Economia. A pesquisa se justificou por verificar, na nova forma de se produzir documentos e processos administrativos, agora de maneira eletrônica, o cumprimento de normativos importantes para a produção documental, transparência e segurança das informações. A pesquisa se caracterizou como de natureza aplicada, com abordagem qualitativa, classificando-se como descritiva, estudo de caso, bibliográfica e documental. A análise se deu por meio de imersão na Coordenação de Gestão de Documentos, para identificação dos aspectos dos normativos selecionados que foram observados na parametrização do sistema e ainda realizada análise de conteúdo dos processos diretamente no SEI. O estudo demonstrou que há observância de alguns aspectos dos normativos na parametrização e que a não observância muitas vezes se dá pela impossibilidade de parametrizar algumas ações, devido as características do sistema, e ainda pela ausência de orientações, normativos internos, manuais e capacitação voltados para treinamento dos usuários quanto ao uso do sistema para além de suas funcionalidades. Além disso, observou-se a ausência de aproveitamento de ferramentas que possibilitem padronização e qualificação do uso do SEI, como o levantamento do fluxo dos processos e a utilização da base de conhecimento. Quanto a análise dos processos no sistema, inferiu-se que a não observância que foi percebida ocorre também pela falta de conhecimento do usuário dos normativos e das orientações. Por fim, baseado no resultado do estudo, foi proposto um plano de curso que abarque os normativos estudados neste trabalho, para que se reduzam os erros e possibilite conhecimento adequado, necessário e continuado.

Abstract: It presents a study of the observance of regulations and guidelines in the parameterization and use of the Electronic Information System ? SEI in the Ministry of Health, specifically the observation of the provisions of the documents: \"Recommendations for the use of the Electronic Information System - SEI, in the agencies and entities of the Federal Executive Power\", prepared by the National Archive and \"Joint Guidance nº 1/2021/ME/CGU ? Transparency in the electronic administrative process\", prepared by the General Comptroller of the Union and the Ministry of Economy. The research was justified by verifying, in the new way of producing documents and administrative processes, now electronically, compliance with essential regulations for documental production, transparency, and information security. The research was characterized as applied in nature, with a qualitative approach, classified as a descriptive, case study, bibliographic, and documentary. The analysis was done through immersion in the Document Management Coordination, to identify the aspects of the selected norms that were observed in the parameterization of the system and also performed content analysis of the processes directly in SEI. The study demonstrated that there is compliance with some aspects of the guidelines in the parameterization. Non-compliance is often due to the impossibility of parameterizing some actions, due to the characteristics of the system, and due to the absence of guidelines, internal regulations, manuals, and training aimed at users regarding the use of the system beyond its functionalities. In addition, there was a lack of use of tools that allow standardization and qualification of the use of SEI, such as the survey of the flow of processes and the use of the knowledge base. Regarding the analysis of the processes in the system, we inferred that the non-compliance that was perceived also occurred due to the user's lack of knowledge of the regulations and guidelines. Finally, based on the results of the study, a course plan was proposed that covers the regulations studied in this research, in order to reduce errors and enable adequate, necessary, and a continuous knowledge.