Proposta de manual de procedimentos da Divisão de Incorporação de Bens de Aquisição da Universidade Federal de Santa Catarina.

Abstract

Todo ambiente de trabalho possui uma dinâmica própria de funcionamento, uma cultura e instrumentos de trabalho. Na Divisão de Incorporação de Bens de Aquisição, o conhecimento acerca de suas atividades sempre foi passado oralmente, gerando inúmeros entraves. O objetivo deste trabalho é redigir um manual de procedimentos para a Divisão, após descrição dos seus processos, para diminuir o impacto da falta do manual no cotidiano. Este trabalho consiste em um enfoque aplicado da gestão de processos e caracteriza-se como sendo: descritivo, aplicado, e estudo de caso qualitativo, utilizando-se de referências tanto bibliográficas quanto legais para justificar sua redação. O trabalho descreve um breve histórico recente do ambiente organizacional e a situação atual da divisão, mostrando os resultados de um questionário institucional que expõe as fragilidades do treinamento e material de apoio no DGP. Os resultados do questionário foram encaminhados para os servidores do departamento, a fim de estudar o problema e procurar soluções. O trabalho descreve o macroprocesso de compras, os processos da divisão e as atividades que os compõe, bem como as mudanças realizadas para otimização dos mesmos, ao longo do trabalho, culminando na redação do manual de procedimentos. Após teste por pessoal capacitado no DGP e revisão da versão final, o manual proposto neste trabalho encontra-se pronto para homologação e utilização pelos interessados na UFSC.

Every working environment has its own operational dynamics, culture and instruments. In the Divisão de Incorporação de Bens de Aquisição (Incorporation Division of Acquisition Assets), the knowledge about its procedures used to be orally transmitted, potentially incurring in difficulties. The objective of this paper is to write a procedure manual for the division, after describing its working process, to mitigate the impact caused by not having a manual. This paper is an applied approach of process management, having these characteristics: descriptive, applied knowledge and qualitative case study, based on bibliographic and legal foundations to justify its contents. This paper provides a recent history of the organization’s environment, its current state, displaying the results of a quiz with the intent to expose training and support materiel fragilities on the department. The quiz results were sent to department’s personnel so they can study viable measures to fight the exposed issues. This paper describe the macro process of acquisition, the process and activities related to assets incorporation and the changes implemented to these activities, culminating with the writing of the procedure manual. After being tested by trained professionals on DGP (Department of Patrimonial Management) and revised, the proposed manual is ready for institutional approval and further use by the UFSC (Federal University of Santa Catarina) personnel.