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As inovações, tais como a informática e a automação, foram introduzidas nas organizações objetivando atender às necessidades de aumentar a flexibilidade, a integração e o controle sobre as atividades. A gestão do conhecimento assume um caráter estratégico por tratar do fator essencial do processo de produção de riqueza. É um conceito amplo, que implica no uso de metodologias para o adequado controle de fluxo da informação. A disseminação e o compartilhamento do conhecimento gerado em uma empresa de forma estruturada, de modo a gerar a vantagem competitiva, é o grande desafio das empresas na busca da gestão do conhecimento. O papel principal da TI para a gestão do conhecimento é ampliar o alcance e acelerar a velocidade de transferência do conhecimento, porém desempenhando apenas um papel de infra-estrutura. Gerenciar documentos é cuidar de toda a vida informacional de uma empresa. Por isso, sistemas de GED são complexos sistemas de armazenamento de arquivos, que implementam a categorização de documentos, controle de versão, tabelas de temporalidade, ações de disposição e controle de níveis de segurança. Devem permitir um acesso uniforme aos documentos armazenados, mantendo a integridade destes e expandindo o uso colaborativo. As funções básicas de um sistema de GED devem ser: catalogação e indexação, pesquisa indexada e recuperação, fluxo de documentos, controle de versão e administração. Atualmente, a CELESC depara-se com problemas diversos na criação, publicação e armazenamento de seus documentos. A DVEO, uma área ligada diretamente à atividade fim da empresa, gera diversos documentos que servirão de suporte para as mais diversas áreas da empresa. Para o estudo, foram selecionados apenas os relatórios com maior número de acessos: Plano de corte de carga, Estudos de operação, Relatório de edições em subestações telecontroladas, Relatório de acompanhamento Operacional do sistema, Diagramas de capacidade dos equipamentos. A metodologia proposta com vistas ao desenvolvimento de uma ferramenta de GED para a DVEO foi baseada principalmente na metodologia proposta por Back (2004), considerando ainda, outros estudos para auxiliar na formulação. As etapas definidas são: explanações iniciais, planejamento do projeto, modelagem da empresa e dos processos, direcionamento do projeto, definição do sistema, funcionalidades do sistema, implantação, manutenção e evolução. A metodologia proposta buscou ser flexível, de forma a facilitar a sua extensão para outros setores da empresa. Por sua vez, a ferramenta sugerida, foi delineada especificamente para atender às necessidades e objetivos da DVEO. Palavras-chave: Gestão do Conheciment |
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