Análise de Sistema para Informatização dos Processos de Comunicação em Organizações

Abstract

O procedimento de comunicação em algumas organizações ainda é feito, nos dias de hoje, através de documentos impressos. Ao fazer uma análise desta forma de comunicação foi possível constatar que este procedimento, muitas vezes, apresenta problemas com morosidade, pois o processo de comunicação depende da confecção, expedição e ciência do documento pelas partes envolvidas. Existem casos onde uma destas etapas pode ser morosa possibilitando a chance de comprometer todo o processo. Pode-se citar como exemplo o caso da comunicação estar destinada a lugares distantes. Somado a isto ela também pode apresentar problemas em termos de segurança, pois durante o percurso pelo qual o documento percorre, existe a possibilidade do mesmo ser extraviado. Também pode não possuir histórico em virtude de não existir um procedimento padronizado de arquivamento das comunicações a fim de compor um histórico confiável. Por fim pode-se citar os custos gerados com papel, impressão, postagem, envelopamento dentre outros ônus. O objetivo deste trabalho é propor uma solução plausível com o intuito de alcançar a informatização deste procedimento. Para tal há necessidade de passar da fronteira da simples escolha e implantação de programas de computadores que apóiem as tarefas dos funcionários no que diz respeito à edição de textos, planilhas ou imagens, envio e recebimento de e-mails bem como outras opções que já existam soluções no mercado. Tendo em mente este aspecto, haverá a necessidade da contratação de pessoal com conhecimento técnico na criação e implantação de novas ferramentas para compor o processo de informatização. Apesar de gerar um investimento monetário inicial diante da dependência de mão de obra qualificada, este investimento poderá proporcionar um retorno, não somente financeiro bem como um ganho na eficiência, eficácia e satisfação do serviço prestado. Para a análise da informatização das comunicações serão utilizados passos bem definidos nas áreas de Engenharia de Software e Análise de Sistemas, e através destes é que se tem a oportunidade de aplicar os conhecimentos adquiridos ao longo do curso de ciências da computação para atingir a proposta de trabalho.