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Abstract:
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Nas empresas que atuam no ramo de organização de festas, diversas atividades são executadas para se ter o controle desse tipo de eventos. Isso é necessário, pois são vários os fatores que influenciam na realização de uma festa e que determinam o seu resultado final e o sucesso da mesma. Para que estes fatores possam ser administrados de forma eficaz pelas empresas que atuam nesta atividade, algumas funções administrativas são utilizadas na realização de eventos. Este é o caso da Arte Nativa Danças Gaúchas Ltda., empresa que atua na realização de bailes gaúchos na região da grande Florianópolis. Para a execução desta atividade, é necessário que a empresa faça o uso de algumas funções administrativas. Com base neste contexto o objetivo geral foi analisar as funções administrativas da Arte Nativa Danças Gaúchas Ltda. na realização de bailes gaúchos, no 2° semestre de 2005. Quanto á metodologia aplicada o estudo caracterizou-se como estudo de caso, descritivo e qualitativo. As técnicas de coleta de dados utilizados foram: a entrevista, a observação simples e participante e a pesquisa bibliográfica. A analise de dados foi feita por meio do estabelecimento de relações entre as informações obtidas nas entrevistas e a observação do pesquisador, correlacionando estas relações com a teoria. Foram identificadas e analisadas as funções de planejamento, organização, coordenação e controle na empresa mencionada, referentes aos bailes de Barreiros, da Independência e do Recheio, realizados no 2° semestre de 2005. 0 planejamento envolveu os aspectos referentes ao objetivo, ao público, ao tipo de evento, ao local, A data, A estratégia de comunicação e aos recursos humanos, materiais, físicos, audiovisuais e financeiros. Constatou-se que os objetivos da empresa são formulados de forma pouco clara e sem nenhuma precisão. Também não se utiliza ferramentas estruturadas para o planejamento financeiro. Já o fechamento dos contratos, presençade fotógrafo e de apoio da Policia Militar, atividades de divulgação do evento, verificação da infra-estrutura do local, da utilização de tickets e certificados de curso de dança são todos os aspectos referentes A organização. Nesta função, todos os aspectos planejados são colocados na prática na quais as atividades são executadas de forma eficiente. Na coordenação, constatou-se que se tratava de equipes de trabalho, formadas pelos membros do grupo musical, da CAEP, da segurança e da Arte Nativa, além dos profissionais da área de limpeza, apoio externo e fotografia. A coordenação é centralizada no proprietário o que contribui para a comunicação direta com todas as partes envolvidas no evento. Na função controle estudou-se a verificação das atividades pré- evento e pós-evento, além das questões referentes A. avaliação do evento, quanto ao número de pessoas, retorno financeiro e qualidade do baile. A empresa deveria utilizar cronogramas, ter um controle financeiro de forma estruturada e sistematizada e elaborar documentos contendo todos os fatores e as atividades executadas na realização de cada evento. |
