A importância do sistema de informação, documentação e arquivo para uma empresa de prestação de serviços contábeis: Estudo de caso - Luanco Consultoria e Contabilidade Ltda.

Abstract

Este trabalho permite a análise detalhada da área de Organização, Sistemas e Métodos, da Luanco Consultoria e Contabilidade, com a implantação de um sistema de informações e de documentos que tem por objetivo facilitar o fluxo de informações e documentos gerados mensalmente pelos inúmeros clientes, desde a sua criação até o seu arquivamento definitivo, visando facilitar sua recuperação quando necessário e requisitado pelos clientes. O estudo de caso foi realizado em uma empresa do ramo de prestação de serviços contábeis, podendo ser empregado em qualquer outra que tenha como foco a documentação e o arquivo. A guarda dos documentos e as informações por ele gerados permitem à administração tomar as decisões mais corretas e precisas. A sua localização depende da implantação de arquivo classificatório, onde qualquer usuário possa facilmente localizá-lo sem a interferência de pessoas especializadas. O transporte racional de malotes contendo tais documentos reduzem o tempo de manuseio destes desde a sua emissão até os devidos registros, agilizando a emissão de relatórios gerenciais, tendo em vista os registros contábeis. Ressalte-se também que todo e qualquer documento tem valor para a contabilidade, assim como para a administração da empresa. A pesquisa visa demonstrar que as pequenas empresas que não dispõe de estrutura própria, utilizam-se dos escritórios de contabilidade, não só para o cumprimento das obrigações legais e fiscais, mas também auxiliar no processo de tomada de decisões. Ao término do trabalho conclui-se que a empresa conhecendo o real valor da informação e da correta guarda, descarte ou expurgo da documentação dos clientes, permite a recuperação das informações solicitadas de forma mais ágil e rápida, além de reduzir os custos originados pela guarda da documentação.