Gerenciamento eletrônico de documentos: um estudo de caso no Senac Santa Catarina

Abstract

O maior problema operacional enfrentado na atualidade pelas organizações é que a grande maioria dos documentos é processada manualmente gerando um enorme acúmulo de papel. A partir desse contexto organizacional, surgiu a necessidade de se desenvolver métodos para o aumento da produtividade dos funcionários que executam serviços administrativos. O Gerenciamento de Eletrônico de Documentos (GED) visa a gestão de documentos criados em meio eletrônico e cujo original permanece neste meio, embora também, englobe os documentos digitalizados. Assim, o GED vem contribuir para que as pessoas encontrem de forma rápida e fácil, os documentos de que precisam e otimizem seu tempo. O presente trabalho apresenta um processo de implementação de Gerenciamento Eletrônico de Documentos no Senac/SC com o objetivo de analisar a percepção dos colaboradores durante o processo. Com o intuito de descrever o contexto real onde será realizado o estudo, será feita uma apresentação da organização, incluindo missão, área de atuação e histórico da empresa. A pesquisa apresenta uma abordagem quanto à natureza, de caráter qualitativo e quantitativo, quanto aos fins tem caráter exploratório e descritivo e quanto aos meios de investigação foi considerado estudo de caso, pesquisa de campo, documental e bibliográfica. Observou-se que a gestão de documentos depende de inúmeros fatores, alguns aqui destacados por serem os mais determinantes para garantir a recuperação da informação. Conclui-se que as empresas que terão sucesso na atualidade serão aquelas que utilizarem as ferramentas digitais para reinventar sua maneira de trabalhar. Essas empresas tomarão decisões com rapidez, atuarão com eficácia e irão atingir direta e positivamente seus clientes. Porém, na implementação de processos administrativos automatizados, deve ocorrer uma grande mudança na rotina de uma empresa, com novos procedimentos administrativos que auxiliem na consulta a documentos que anteriormente pareciam inacessíveis, já que muitas são as barreiras a serem ultrapassadas quando se fala em implantação de um GED, a começar pela cultura organizacional que resiste às mudanças