A digitalização como incentivo ao acesso das informações em Arquivos Municipais: O caso do Fundo Intendência do Arquivo Histórico Municipal de Santa Maria - RS

Abstract

O trabalho buscou digitalizar e armazenar os documentos já descritos que fazem parte do Fundo Intendência Municipal de Santa Maria, visando a promoção da pesquisa social a partir da consulta em representantes digitais. Sua importância se dá por colaborar com o desenvolvimento cultural através do acesso facilitado aos documentos pertencentes à administração de Santa Maria no período de 1892 a 1929, contribuindo para a preservação do patrimônio cultural por focar na pesquisa dos representantes digitais. Para alcançar o objetivo, foi realizado um levantamento da bibliografia da área de digitalização; o reconhecimento do acervo; a verificação das condições de preservação dos documentos; a definição do equipamento necessário para a captação da imagem digital; a definição da resolução dos representantes; e a captura destes representantes a partir dos parâmetros do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq) para obtenção de uma imagem de qualidade. Concomitantemente à captação foi realizada a higienização dos documentos e sua posterior armazenagem. Até o final do trabalho, em dezembro de 2011, foram higienizados e digitalizados 908 documentos, obtendo-se 1.816 representantes digitais, mantendo a fidelidade aos documentos originais (formato, recortes, cores, etc.). Foram digitalizados, inclusive, capa, contraguarda, folha de rosto até mesmo o verso conforme as recomendações do Conarq. Os representantes digitais foram armazenados em 14 pastas digitais obtendo-se, em sete meses na captura, 25,5 GB de imagens. Ao final do trabalho foram entregues cópias dos representantes em meio digital à Direção do Arquivo para que sejamusadas em pesquisa local ou como ferramentas de acesso remoto (inserção do acervo na Internet). Ainda como resultado tem-se a importância do envolvimento dos acadêmicos do curso Arquivologia no processo de captação do representante digital, desenvolvendo esta prática e ganhando experiência no tratamento documental.